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円満退職するための退職理由の伝え方・伝えるタイミング【例文付き】 

アイキャッチ画像『転職の退職理由の伝え方・マナー』転職
カエル
カエル

転職したいと思っていた会社から内定を貰ったから退職交渉をしたいと思っているんだ。

退職理由の伝え方を教えてほしいな。

ウサギ
ウサギ

退職トラブルを防ぐためにもマナーを守るよう心がけよう。

転職先の企業が決まったら退職交渉に移ります。

円満退職を目指すのであれば、退職の意思を伝えるタイミングや伝え方に配慮して人間関係の悪化を防ぐことが大切です。

では、退職理由はどのタイミングで何と伝えれば良いのでしょうか?

当記事では、転職活動を行っているビジネスパーソンに向けて、退職交渉を始めるべきタイミングや退職理由の伝え方、ケース別の例文を紹介しています。

こんな方におすすめのページです
  • 転職活動を行なっている
  • これから退職交渉を行う
  • 円満退職をしたい

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退職の意思は退職日の1〜2ヶ月前に伝える

退職願、退職届の画像

転職先企業が決まったら退職手続きを行うことになります。

人によって入社日までの期間は異なりますが、退職日の1〜2ヶ月前には退職交渉を始められるよう調整しましょう。

法律では、退職日の2週間前までに意思表示を行えば退職は受理されることになっているのですが、会社に迷惑をかけないためのマナーとなっています。

また、会社によっては就業規則により『◯ヶ月前に伝える』と定められていることもあるので確認が必要です。

伝えるべきでないタイミングとは?

退職交渉は退職日の1〜2ヶ月前から始めれば良いのですが、場合によってはタイミングが悪くスムーズに退職できないこともあります。

  • プロジェクトメンバーの編成後
  • 人事異動の決定後
  • 配置、役割の決定後
  • 繁忙期
  • 長期休暇の直前

など、人員決定後や事務手続きに時間を費やさないタイミングでの退職は会社に迷惑をかけることになるため好ましくありません。

再編成や退職の受理に時間がかかり転職がスムーズに進まないだけでなく、上司や事務の心証を損ねる可能性があります。

退職理由の伝え方・伝えるべき相手

カエル
カエル

交渉のタイミングとしては問題なさそうだよ。

でも、はじめは誰に伝えたら良いのかな?

ウサギ
ウサギ

1番に相談するのは直属の上司だ。

アポを取ることも忘れずにな。

退職の意思は、事前にアポを取った上で直属の上司に伝えましょう。

アポの取り方としては「今後ついてお話ししたいことがあります。お時間を頂けないでしょうか?」と、ひと言お願いする形で問題ありません。

また、始めに相談する相手としては、必ず直属の上司を選びましょう。他の社員に相談していたことがバレると印象が悪くなります。

万が一、直属の上司が不在の場合にはメールや電話で相談します。

上司からの合意を得られたら、より役職の高い社員や人事に伝える流れとなります。

ここまでは正式な意思表示ではないため、書面で伝える必要はありません。

詳しい情報は『転職の相談って誰にすれば良いの?不安や疑問を解決できる相談先とは』をご覧ください。

退職理由は自己都合とする

上司や人事から退職理由を聞かれた際には、会社の不満やネガティブな発言は避け、自己都合であることを伝えます。

例えば『スキルアップしたい』『異業種でキャリアを積みたい』など、現在の会社を非難することなく転職によって得られるメリットを伝えるのが無難です。

他にも『一身上の都合』『健康、家庭の事情』を挙げても良いでしょう。

人間関係や賃金についての不満を伝えると、改善を提案されて辞めづらくなるケースがあります。

ポイント

入社日までに退職できるよう、現職への不満を相談するのは避けましょう。

円満退職するために覚えておきたいポイント

カエル
カエル

退職理由は無難なものを選ぶことが大切なんだね。

確かに不満な部分を伝えることで、一時的にでも改善されたら辞められなくなるね。

ウサギ
ウサギ

その通りだ、次はその他のポイントについて解説していくぞ。

トラブルなく円満に退職するためには以下の5つのポイントを抑えることが大切です。

円満退職するためのポイント
  • 明確な退職理由を用意しておく
  • 退職理由と共に入社日・退社日を伝える
  • 早めに引き継ぎ作業に取り掛かる

明確な退職理由を用意しておく

退職理由は自己都合で無難なものが理想となりますが、人によっては言いづらい理由を抱えていることもあります。

仮に退職理由が伝えにくいものであったとしても曖昧な理由を答えるのは好ましくありません。

人間関係や賃金など会社への不満が退職理由となる場合には、スキルアップや家庭の事情など納得できる別の理由を考えます。

直属の上司が信頼できる場合には、正直に伝えても良いでしょう。

退職理由と共に入社日・退社日を伝える

退職交渉を行う際には、いつまでに辞めたいのか分かるよう入社日や退社日を伝えます。

「〇月〇日が入社日となっておりますので、それまでに退職したいと考えております。」と、ひと言付け加えることで、入社日(退社日)から逆算して退職手続きや人事配置を行うことができます。

相談は必ず下からの態度で行い「〇月〇に退職します。」のように一方的にならないよう気をつけましょう。

早めに引き継ぎ作業に取り掛かる

退職が受理されると引き継ぎ作業を行うことになるのですが、仕事量が多かったり後任者が決定しなかったりと様々な理由で遅れが生じやすいです。

これを防ぐためには、早めに引き継ぎ作業に取り掛かることがポイントとなります。

また、万が一にでも引き継ぎ作業が終わらない場合にはマニュアルを作成して後任者に任せることもできます。

引き継ぎが終わらないトラブルについては『転職、退職時の引き止めがしつこい!引き止めのパターンと対処法とは』をご覧ください。

 

ケース別で使える退職理由の例文

カエル
カエル

退職の仕方についてはバッチリだけど、肝心の退職理由が決まらないんだ。

デリケートな話だから伝え方で失敗したくないんだよ。

ウサギ
ウサギ

それなら実際に使える例文をいくつか紹介しよう。

自分に近いと思ったものを選んで使用してくれ。

ここからはケース別の退職理由を紹介します。

  • キャリア、スキルアップを目指す

〇〇の分野でキャリアアップ(スキルアップ)をしたいと考え、退職を決意いたしました。

  • 勉強、資格取得で退職する場合

〇〇の技術(資格)を取得して△△に携わっていきたいという思いから退職の意を固めました。

  • 異業種へ転職する場合

以前から興味のあった〇〇業界に挑戦したく、転職することとなりました。

  • 心身の不調(持病)、怪我による退職

以前より体調を崩し通院しておりましたが、病状の改善が見られないため、退職して療養に専念したいと考えております。

  • 家庭の事情(結婚、出産、介護など)

今年より〇〇に専念することとなりました。大変身勝手とは存じますが、退職したいと考えております。

ポイント

退職理由は詳細に話す必要はありません。
概要を話して退職を決意した旨を伝えることができれば良いです。

面接で退職理由を答えるときのポイントとは

カエル
カエル

退職してから転職活動を始める人は面接で退職理由を聞かれるよね。

面接ではなんと答えれば良いのかな?

ウサギ
ウサギ

面接でも基本的には同じだ。

マイナスな表現を用いず、当たり障りなく話すのが良いだろう。

面接で退職理由を答える際には、以下の2点に注意しましょう。

  • 前職の環境について不満を言わない
  • 前職に不利益となる情報を公開しない

退職理由を聞かれた際に待遇や人間関係といったマイナスの理由を答えることは珍しくありません。

しかし、感情的な表現や不満と捉えられる言い方では応募者の印象を損ねる可能性があります。あくまで客観的な説明となるよう事実を伝えるように心がけましょう。

また、訴訟の事実や社外秘の情報など、前職にとって不利益となる情報を伝えるのも好ましくありません。採用担当者としては「守秘義務が守れず信用できない」「自身で情報を分別できない」とマイナスの評価を受ける可能性があります。

退職理由の伝え方・タイミングのまとめ

チェック項目

このページでは、転職活動を行う方に向けて退職交渉の仕方や退職理由なら伝え方、伝えるタイミングについて解説しました。

退職の意思は退職日の1〜2ヶ月前に伝えることが大切です。また、退職理由はできるだけ自己都合で無難なものを考えましょう。

会社によっては退職がスムーズに進まないこともあるため、パワハラで退職を妨害される場合には退職代行ガーディアンを始めとする代行サービスを利用しましょう。

退職代行を利用すると、苦手な上司に顔を合わせることなく退職の意思を示すことができます。

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中小企業の事務職から大手医薬品メーカーの経理事務へと転職しました。

エージェントサービスを利用したのは初めてでしたが、トラブルもなく安定した職に就けました。

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