転職が決まって最終出勤日を迎えた社員がいるんだけど、その人から挨拶メールが届いたんだ。
一斉メールなんだけど、返信は必要なのかな？
返信すべきかは相手との関係や今後の繋がりで変わってくるな。
今回は、転職する社員から挨拶メールが届いた際の対処法について解説しよう。
仕事で関わった相手が転職する際に、挨拶メールが送られてくることがあります。
通常では返信をしないという方も多いのですが、感謝の言葉以外にも印象に残ったエピソードや個別のメッセージが書かれている場合には返信するべきか迷ってしまいます。
一社会人として正しく対応できるよう文章の書き方や送り方のマナー、例文を学んでおきましょう。
このページでは、転職する人から送られてきた挨拶メールについて返信の必要性や書き方、例文を紹介します。
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転職（退職）する社員からの挨拶メールに返信は必要？
転職で会社を辞める社員からこれまでの感謝を伝える挨拶メールが届いた場合、返信すべきか迷う方は少なくないようです。
返信の必要性は以下の項目を参考に決めましょう。
- 個別メールには返信が必要
- 『返信不要』との記載があれば返信はいらない
- 直属の上司には返信する
- 社外からのメールには返信する
- 特に関りの多かった相手には返信しておくと良い
- その他、個人的にメッセージを送りたい相手には返信
社内の人間から『〇〇部署の皆さまへ』のように一斉メールの形で送られてきた場合には、返信する必要はありません。
最低限のマナーとして、直属の上司や取引先からのメールには返信しましょう。
挨拶メールへの返信マナー
僕はそれなりに関わりのあった相手から送られてきたからしっかり返信しないとね。
相手に失礼がないよう送り方のマナーを学んでおくと良いな。
丁寧な文章に対して失礼な返信をしないよう、挨拶メールへの返信の書き方・送り方のマナーについて重要な3つのポイントを確認しておきましょう。
- 返信は挨拶を貰った日に送る
- ビジネスメールの形式で送る
- 連絡先を書くかは相手次第
返信は挨拶メールを貰った日に送る
社内宛ての挨拶メールは最終出勤日の就業後に送られて来ることが多いです。一方、社外からのメールは後任の紹介を兼ねて、退職の数週間前に送られて来ることが多いです。
退職者からメールが送られてきたら極力その日のうちに返信しましょう。
特に、送信者が会社のアカウントからメールを送っている場合、すぐに返信しないとメールをチェックする機会がないまま退職となることがあります。
メールの届く時間が遅かったり、返信する時間がない時には翌日に返信しましょう。
ビジネスメールの形式で送る
転職の挨拶メールが送られてきた時には、ビジネスメールのマナーに従って返信を送ります。
ビジネスメールの構成は以下の通りです。
- 宛先（会社名・宛名）
- 始めの挨拶
- 本文
- 締めの挨拶
- 著名
- 連絡先
返信の形式で送る場合には、件名を書き換える必要はありません。
本文では、お世話になったエピソードや今後の活躍を祈る旨の文章を追加しましょう。
連絡先を書くかは相手次第
挨拶メールへ返信を書く際には、連絡先を記載するかどうか検討する必要があります。
- 社内からの挨拶メール
挨拶メールが社内から送られてきた場合、自分の連絡先を記載しても問題ありません。
「今後も連絡をください」との内容で送られてくることもあるので、プライベートなアドレスを書いておくとお互いの関係を大切にしていることをアピールできます。
相手にプライベートのメールアドレスをを教えたくない方は、メールの最後に著名だけしておきましょう。
- 社外からの挨拶メール
一方、社外の人間から挨拶メールが送られてきた場合、基本的に自分の連絡先を記載することはありません。
セキュリティーや就業規則の関係上、連絡先を記載するのは好ましくないので著名だけに留めます。
【相手別】挨拶メールに対する返信例文
メールの内容は送信相手によって異なるよね。
上司や同僚、取引先から挨拶メールが届いたらどんな返信をすれば良いの？
そうだな、社内・社内の人間に対する返信メールの例文を紹介しよう。
上司への返信メールの例文
この度はお忙しいところ、退職のご挨拶を頂き、ありがとうございます。
○○（役職）には、営業成績で伸び悩んでいた頃に「〜」とのアドバイスを頂きました。
そのアドレスを胸に仕事に励むことで今日まで続けて来れたと感じています。
○○（役職）の温かいご指導ご鞭撻によって成長できたことに、ただただ感謝申し上げます。
これまでお教えいただいた事を活かし、精進してまいりたいと存じます。
退職なさっても、どうぞお体を大切にお過ごしくださいませ。
本当にありがとうございました。
御礼にて失礼いたします。
（著名）
電話:
メール:
社内（同僚）への返信メールの例文
お疲れ様です。
お忙しいところ退職のご挨拶をいただき、ありがとうございます。
○○さんとは、△△のプロジェクトを共に成功へと導いた思い出が印象深く残っています。リーダーシップがあり、常に率先して動く○○の姿に私は何度も背中を押されました。
○○さんと仕事ができたことを本当に嬉しく思います。
○年間、ありがとうございました。新天地でのご活躍をお祈りしております。
以下に私の連絡先を記載しておきますので、宜しければご連絡ください。
（著名）
電話:
メール:
社外への挨拶メールの例文
○○様
いつもお世話になっております。株式会社△△ △△部の（名前）でございます。
この度はお忙しい中、退職のご挨拶をいただきまして、誠にありがとうございます。
○○様には、～の取引において弊社にご尽力いただき、たいへんお世話になりました。
○○様のお力添えがなくなると思いますと、残念でなりません。
御厚意の数々に改めて御礼申し上げますとともに、○○様のますますのご活躍をお祈り申し上げます。
今までお世話になりました。
株式会社△△
△△部 （著名）
妊娠・出産、結婚、定年退職などの理由で挨拶メールが届いた場合
妊娠や出産を機に転職する人もいれば、定年退職で仕事を離れる人もいるよね。
そのように退職理由がはっきりしている場合にはどういった文章を送れば良いのかな？
そうだな、退職理由が触れても良い場合には一言付け加えておくと良いだろう。
転職（退職）の挨拶メールでは、妊娠・出産、結婚、定年退職など退職理由が記載されていることがあります。
退職理由について触れても良い場合やお祝いできる時には、返信の終盤にて一言加えておくと良いでしょう。
なお、退職理由が明確でない場合や触れるべきでない場合には、決して触れず当たり障りのない返信に留めましょう。
挨拶メールへの返信についてのまとめ
これで、転職する人に対するお見送りのマナーはバッチリだね。
最後に失礼があると印象が悪いからな。
みんなも丁寧な文章を送って気持ちの良い別れをしよう！
このページでは、転職の挨拶メールが届いた方に向けて返信の必要性からビジネスメールマナー、相手別の返信例文を紹介しました。
転職の挨拶メールは、一斉に送信されてきた場合には返信の必要はありません。ただし、直属の上司やお世話になった社員、今後も関りのある相手（取引先）には必ず返信しましょう。
メール本文で個人的な思い出や感謝の気持ちを記載するとオリジナリティが増し、相手にとっても特別なものになります。
また、返信すると決めたら早めに送りましょう。
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