転職の挨拶メールに返信は必要?相手別の例文と送り方のマナーを紹介

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カエル
カエル

転職する人からメールが届いたよ。

返信は必要かな?

ウサギ
ウサギ

メールのマナーは難しいからな。

詳しい解説を見て、返信すべきか判断しよう。

仕事で関わった相手が転職をする際に、挨拶メールが送られてくることがあります。

転職時の挨拶メールには、感謝の言葉以外にも印象に残ったエピソードや個別のメッセージが書かれていることがあります。

親しい同僚であれば気軽に返信できても、相手が上司や社外の人間となれば礼節を欠いた返信はできません。相手の転職先が同じ業界であれば仕事で顔を合わせる可能性があるからです。

一社会人として、転職時の挨拶メールに正しく返信できるよう文章の書き方や送り方のマナー、例文を学んでおきましょう。

このページでは、転職する人から送られてきた挨拶メールについて返信の必要性や書き方、例文を紹介します。

このページで分かること
  • 転職の挨拶メールに返信は必要か
  • 返信メールの書き方
  • 相手別の返信メールの例文

転職の挨拶メールを送る方はこちら

転職時の挨拶メールに返信は必要か?

メールのイメージ画像

転職等の理由で会社を退職する人間は、これまでの感謝を込めて挨拶メールを送ります。この挨拶メールに対する返信をすべきか、迷う方はかなり多いです。

結論から言えば、『個別に送られてきたメールには返信を送るのがマナー』です。

再び会うことのない相手だったとしても、個別に挨拶をしてくれたのであれば、無視は印象が悪いです。

一方、『〇〇部署の皆さまへ』などと記載された一斉メールが送られてきた場合には、返信しないという選択肢もあります。

ただし、退職者が再び同じ業界に勤めるようであれば、仕事で顔を合わせる可能性もあるため返信しておくと良いでしょう。

また、個別のメールでなくとも特に親しかった同僚やお世話になった上司、深く関わりのあった社外からのメールには返信しましょう。

仕事で再会した時の円滑なコミュニケーションに繋がります。

カエル
カエル

僕は個別でメールを貰ったよ。

返信しないとだね。

返信メールの書き方、送り方

ウサギ
ウサギ

書き方や送り方のマナーを学ぼう。

まずは返信メールの書き方や送り方のマナーを確認しておきましょう。丁寧な文章に対して失礼な返信をしないように以下の4つのポイントを押さえる必要があります。

  • 返信は挨拶を貰ったその日に送る
  • 件名、内容は簡潔に記載する
  • 連絡先を書くかは相手次第
  • 愚痴やプライベートな情報は避ける

返信は挨拶を貰ったその日に送る

挨拶メールに返信する際のマナーとして、返信は極力メールを貰ったその日のうちに返すようにしましょう。

社内宛ての挨拶メールであれば、最終出勤日の就業後に送られてきます。夕方から夜にかけての時間に送られてくるので、時間があればその日のうちに返信しましょう。

メールが届くのが遅かったり、返信する時間がない時には翌日の返信でも問題ありません。

転職者が一斉にメールを送っていると、受信者の多くは同じくらいのタイミングで返信することになります。ほとんどの人が当日から翌日中に返信しているにも関わらず、1人だけ数日後になると印象が悪いです。

送り忘れには注意してください。

件名、内容は簡潔に記載する

退職者から送られてきた挨拶メールに返信する際には、件名と内容を簡潔にまとめましょう。

簡潔でない件名、内容は相手に良い印象を与えません。「仕事ができない人」「マナーのなっていない人」と思われるので極力控えましょう。

メールは、挨拶メールに返信する形で送るため件名は必要ありません。ただし、件名を付けて送りたい方は『退職のご連絡ありがとうございます』『お世話になりました』などの件名に変更して送信しても良いです。

送信する相手が社外の人間であったり関わりの少なかった人の場合、文章はテンプレート化されたもので問題ありません。変にこだわって個性的な文章にすると、「常識がない」と思われる可能性があります。

また、相手が上司であれば、お世話になったエピソードと今後その経験を生かす旨を追加しましょう。

連絡先を書くかは相手次第

挨拶メールへ返信を書く際には、連絡先を記載するかどうか検討する必要があります。

挨拶メールが社内から送られてきた場合には、自分の連絡先を記載しても問題ありません。「今後も連絡をください」との内容で挨拶が送られてくることもあるので、こちらのアドレスを書いておくとお互いの関係を大切にしていることをアピールできます。

親しい相手や上司にプライベートのメールアドレスをを教えたくない方は、メールの最後に著名だけしておきましょう。

一方、社外の人間から挨拶メールが送られてきた際には自分の連絡先を記載する必要はありません。セキュリティーや就業規則の関係上、連絡先を記載するのは良くないので著名だけに留めます。

文末には著名だけしておきましょう。

愚痴やプライベートな情報は避ける

挨拶メールに返信する際には、愚痴などのマイナスの表現、フランクな文章を避けるようにしましょう。

例え、同僚に送信する文章であっても、転職する相手にマイナスな表現を用いるのはマナー違反です。

メールの送り主が転職に至った経緯は本人にしか分かりません。そのため、一概に「転職できてよかったですね」「この会社はブラックだから辞めて正解ですよ」と送ることで相手を傷つけることがあります。

親しい相手やお世話になった上司に個性的な文章を送りたい場合には、一緒に頑張った思い出やお世話になったエピソードを記載し、感謝の気持ちを綴りましょう。

また、感謝の気持ちを伝える目的があったとしても、プライベートな情報を記載するのは良くありません。会社で送信したメールは誰が見るかわからないので、差し支えない文章を送ります。

カエル
カエル

気を付けるポイントが多いんだね。

失礼な文章を送ったりマナー違反の対応をしないように気を付けないと。

上司への返信メール

カエル
カエル

メールの内容は送信相手によって異なるよね。

上司から挨拶メールが届いたらどんな返信をすれば良いの?

ウサギ
ウサギ

直属の上司には感謝の気持ちを伝えよう。

転職する上司から退職メールが届いた時には、しっかりと返信を送りましょう。

特に仕事で関わった上司には、お世話になったエピソードや勉強になった内容を書いておくと別れ際の印象を良くできます。

上司への返信メールでは、労いや相手を褒め称える文面は失礼になるので、差し支えない文章で感謝を伝えます。

また、必ずしも電話番号やメールアドレスを記載する必要はありません。形式上記載しておいても良いですし、苦手な相手の場合には連絡先を省略して著名だけでも問題ありません。

上司への返信メールの例文

○○(役職)
この度はお忙しいところ、退職のご挨拶を頂き、ありがとうございます。
○○(役職)には、営業成績で伸び悩んでいた頃に「〜」とのアドバイスを頂きました。
そのアドレスを胸に仕事に励むことで今日まで続けて来れたと感じています。
○○(役職)の温かいご指導ご鞭撻によって成長できたことに、ただただ感謝申し上げます。
これまでお教えいただいた事を活かし、精進してまいりたいと存じます。
退職なさっても、どうぞお体を大切にお過ごしくださいませ。
本当にありがとうございました。
御礼にて失礼いたします。
(著名)
電話:
メール:

社内への返信メール

カエル
カエル

上司以外から送られてきたメールには、同じ文面で返しても良いのかな?

ウサギ
ウサギ

送る相手が社内の人間か、社外の人間かで変わってくるぞ。

まずは、社外の人間への返信メールについて見ていこう。

退職する社内の人間から挨拶メールが送られてきた際には、感謝の気持ちを伝える形式的な内容で返信します。

特に関りの多かった同僚や親しくしてくれた人に送るのであれば、印象深いエピソードを追加して個性的な文章にするのもOKです。

また、退職後にも関わり合いを持ちたい相手には自分の連絡先を送信しても良いです。こちらも連絡先を記載しない場合には著名をしておきましょう。

社内への返信メールの例文

○○様
お疲れ様です。
お忙しいところ退職のご挨拶をいただき、ありがとうございます。
○○さんとは、△△のプロジェクトを共に成功へと導いた思い出が印象深く残っています。リーダーシップがあり、常に率先して動く○○の姿に私は何度も背中を押されました。
○○さんと仕事ができたことを本当に嬉しく思います。
○年間、ありがとうございました。新天地でのご活躍をお祈りしております。
以下に私の連絡先を記載しておきますので、宜しければご連絡ください。
(著名)
電話:
メール:

社外への返信メール

ウサギ
ウサギ

次は、社外の人間からメールが届いた時の対応だ。

社外で関りのあった人から挨拶メールが届いた際には、これまでの感謝を伝えます。

挨拶メールでは、後任者について記載されていることもありますが、特に触れる必要はありません。退職者に向けてのメッセージをまとめましょう。

上でも記載しましたが、社外の人間に返信メールを送る際には送り主の連絡先を書く必要はありません。セキュリティや就業規則の観点から良くないとされることが多いので、余程の理由がない限りは著名に留めておきましょう。

社外への挨拶メールの例文

株式会社○○ ○○部
○○様
いつもお世話になっております。株式会社△△ △△部の(名前)でございます。
この度はお忙しい中、退職のご挨拶をいただきまして、誠にありがとうございます。
○○様には、~の取引において弊社にご尽力いただき、たいへんお世話になりました。
○○様のお力添えがなくなると思いますと、残念でなりません。
御厚意の数々に改めて御礼申し上げますとともに、○○様のますますのご活躍をお祈り申し上げます。
今までお世話になりました。
株式会社△△
△△部 (著名)

挨拶メールへの返信で良い印象を残そう

カエル
カエル

これで、お見送りもバッチリだね。

ウサギ
ウサギ

最後に失礼があると印象が悪いからな。

みんなも丁寧な文章を送って気持ちの良い別れをしよう!

このページでは、転職の挨拶メールについて返信は必要か、返信メールの書き方、相手別の返信メールの例文を紹介しました。

このページの情報をまとめると以下の様になります。

転職時の挨拶メールに返信は必要か?
『個別に送られてきたメールには返信を送るのがマナー』
返信メールの書き方、送り方
  • 返信は挨拶を貰ったその日に送る
  • 件名、内容は簡潔に記載する
  • 連絡先を書くかは相手次第
  • 愚痴やプライベートな情報は避ける

転職の挨拶メールは、一斉に送信されてきた場合には返信の必要はありません。また、人によっては個別に送られてきたメールも返信しないことがあります。

しかし、転職した相手とどこで再会するかは分かりません。今後、仕事で一緒になった時にお互いが気持ちよく働けるよう丁寧な返信で良い印象を残しておきましょう。

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