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転職転職のマナー

転職する社員からの挨拶メールに返信は必要?例文や送信のマナーを解説

アイキャッチ画像『挨拶メールに返信は必要か』転職
カエル
カエル

転職先が決まって最終出勤日を迎えた社員がいるんだけど、挨拶メールが届いたんだ。

一斉メールなんだけど、返信は必要なのかな?

ウサギ
ウサギ

返信すべきかは相手との関係や今後の繋がりで変わってくるな。

今回は、転職する社員から挨拶メールが届いた際の対処法について解説しよう。

仕事で関わった相手が転職をする際、挨拶メールが送られてくることがあります。

通常では返信をしないという方も多いのですが、感謝の言葉以外にも印象に残ったエピソードや個別のメッセージが書かれている場合には返信するべきか迷ってしまいます。

また、親しい同僚には気軽に返信できても、相手が上司や社外の人間となれば礼節を欠いた返信はできません。相手の転職先が同じ業界であれば仕事で顔を合わせる可能性も十分にあります。

一社会人として、転職時の挨拶メールに正しく返信できるよう文章の書き方や送り方のマナー、例文を学んでおきましょう。

このページでは、転職する人から送られてきた挨拶メールについて返信の必要性や書き方、例文を紹介します。

こんな方におすすめの記事です
  • 退職する社員から挨拶メールが送られてきた
  • 返信すべきか迷っている
  • マナーや例文を確認しておきたい

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転職(退職)する社員からの挨拶メールに返信は必要?

メールのイメージ画像

転職等の理由で会社を退職する人間は、これまでの感謝を込めて挨拶メールを送ります。この挨拶メールに対する返信をすべきか、迷う方はかなり多いです。

結論から言えば、必ずしも返信は必要というわけではありませんが、特定の相手や個別に送られてきたメールには返信するのがマナーです。

社内の人間から『〇〇部署の皆さまへ』のように一斉メールの形で送られてきた場合、返信しなくても問題はありません。

ただし、退職者が直属の上司であったり、同業他社に転職するようであれば、仕事で顔を合わせる可能性もあるため返信しておくと良いでしょう。

また、個別のメールでなくとも特に親しかった同僚やお世話になった上司、深く関わりのあった社外からのメールには返信しておくと良いでしょう。

挨拶メールへの返信の書き方、送り方とは

カエル
カエル

僕はそれなりに関わりのあった相手から送られてきたからしっかり返信しないとね。

文章を考えるのは難しいから例文を見せてよ。

ウサギ
ウサギ

例文を紹介する前に書き方や送り方のマナーを学んでおこう。

送信するタイミングや記載する内容にも配慮しよう。

挨拶メールへの返信の書き方・送り方のマナーを確認しておきましょう。

丁寧な文章に対して失礼な返信をしないように以下の4つのポイントを押さえる必要があります。

  • 返信は挨拶を貰ったその日に送る
  • 件名、内容は簡潔に記載する
  • 連絡先を書くかは相手次第
  • 愚痴やプライベートな情報は避ける

返信は挨拶メールを貰ったその日に送る

挨拶メールに返信する際のマナーとして、返信は極力メールを貰ったその日のうちに返すようにしましょう。

社内宛ての挨拶メールであれば、最終出勤日の就業後に送られて来ることが多いので、極力その日のうちに返信しましょう。

メールの届く時間が遅かったり、返信する時間がない時には翌日の返信でも問題ありません。

メールの件名、内容は簡潔に記載する

退職者から送られてきた挨拶メールに返信する際には、件名や内容を簡潔にまとめましょう。

挨拶メールに返信をする際にはわざわざ件名を付ける必要はありません。ただし、件名を付けて送りたい方は『退職のご連絡ありがとうございます』『お世話になりました』などの件名に変更して送信します。

一方、本文は特別な相手を除き、テンプレート文で問題ありません。

相手が直属の上司だったり関りの多かった社員だった場合には、お世話になったエピソードや今後の活躍を祈る旨の文章を追加しましょう。

連絡先を書くかは相手次第

挨拶メールへ返信を書く際には、連絡先を記載するかどうか検討する必要があります。

  • 社内からの挨拶メール

挨拶メールが社内から送られてきた場合、自分の連絡先を記載しても問題ありません。

「今後も連絡をください」との内容で送られてくることもあるので、プライベートなアドレスを書いておくとお互いの関係を大切にしていることをアピールできます。

相手にプライベートのメールアドレスをを教えたくない方は、メールの最後に著名だけしておきましょう。

  • 社外からの挨拶メール

一方、社外の人間から挨拶メールが送られてきた場合、基本的に自分の連絡先を記載することはありません。

セキュリティーや就業規則の関係上、連絡先を記載するのは好ましくないので著名だけに留めます。

愚痴やプライベートな情報は避ける

挨拶メールに返信する際の注意点として、愚痴などのマイナスの表現、フランクな文章は避けるようにしましょう。

親しい相手に返信する場合であっても、転職する相手にマイナスな表現を用いるのはマナー違反です。

メールの送り主が転職に至った経緯は本人にしか分かりません。そのため、一概に「転職できてよかったですね」と送ることで相手を傷つける可能性があります。

親しい相手やお世話になった上司に個性的な文章を送りたい場合には、一緒に頑張った思い出やお世話になったエピソードを記載し、感謝の気持ちを綴りましょう。

『上司からの挨拶メール』返信する際のマナー・例文

カエル
カエル

メールの内容は送信相手によって異なるよね。

上司から挨拶メールが届いたらどんな返信をすれば良いの?

ウサギ
ウサギ

他部署の上司などあまり関りのなかった相手であれば返信しなくても大丈夫だが、直属の上司には感謝の気持ちを伝えよう。

仕事で関わりのあった上司から転職(退職)の挨拶メールが届いた時には、しっかりと返信しましょう。

特に仕事でお世話になった上司には、お世話になったエピソード』や『勉強になった内容』を書いておくと別れ際の印象を良くできます。

返信する相手が上司の場合、労いや相手を褒め称える文面は失礼になるので、差し支えない文章で感謝を伝えます。

また、必ずしも電話番号やメールアドレスを記載する必要はありません。形式上記載しておいても良いですし、苦手な相手の場合には連絡先を省略して著名だけでも問題ありません。

上司への返信メールの例文

○○(役職)
この度はお忙しいところ、退職のご挨拶を頂き、ありがとうございます。
○○(役職)には、営業成績で伸び悩んでいた頃に「〜」とのアドバイスを頂きました。
そのアドレスを胸に仕事に励むことで今日まで続けて来れたと感じています。
○○(役職)の温かいご指導ご鞭撻によって成長できたことに、ただただ感謝申し上げます。
これまでお教えいただいた事を活かし、精進してまいりたいと存じます。
退職なさっても、どうぞお体を大切にお過ごしくださいませ。
本当にありがとうございました。
御礼にて失礼いたします。
(著名)
電話:
メール:

『社内からの挨拶メール』返信する際のマナー・例文

カエル
カエル

上司以外の社内の人間から挨拶メールが送られてきた時には、同じような文面で返しても良いのかな?

ウサギ
ウサギ

送る相手が社内の人間か、社外の人間かで変わってくるぞ。

まずは、社外の人間への返信メールについて見ていこう。

退職する社内の人間から挨拶メールが送られてきた際には、感謝の気持ちを伝える形式的な内容で返信します。

特に関りの多かった同僚や親しくしてくれた人に送るのであれば、印象深いエピソードを追加して個性的な文章にするのも良いです。

また、退職後にも関わり合いを持ちたい相手には自分の連絡先を記載し、連絡先を知られたくない場合には著名だけしておきましょう。

社内への返信メールの例文

○○様
お疲れ様です。
お忙しいところ退職のご挨拶をいただき、ありがとうございます。
○○さんとは、△△のプロジェクトを共に成功へと導いた思い出が印象深く残っています。リーダーシップがあり、常に率先して動く○○の姿に私は何度も背中を押されました。
○○さんと仕事ができたことを本当に嬉しく思います。
○年間、ありがとうございました。新天地でのご活躍をお祈りしております。
以下に私の連絡先を記載しておきますので、宜しければご連絡ください。
(著名)
電話:
メール:

『社外からの挨拶メール』返信する際のマナー・例文

ウサギ
ウサギ

次は、社外の人間から挨拶メールが届いた時のマナーと例文だ。

社外で関りのあった人物から挨拶メールが届いた際には、これまでの感謝を伝えます。

挨拶メールでは、後任者について記載されていることもありますが、特に触れる必要はありません。退職者に向けてのメッセージをまとめましょう。

上でも記載しましたが、社外の人間に返信メールを送る際には送り主の連絡先を書く必要はありません。セキュリティや就業規則の観点から良くないとされることが多いので、余程の理由がない限りは著名に留めておきましょう。

社外への挨拶メールの例文

株式会社○○ ○○部
○○様
いつもお世話になっております。株式会社△△ △△部の(名前)でございます。
この度はお忙しい中、退職のご挨拶をいただきまして、誠にありがとうございます。
○○様には、~の取引において弊社にご尽力いただき、たいへんお世話になりました。
○○様のお力添えがなくなると思いますと、残念でなりません。
御厚意の数々に改めて御礼申し上げますとともに、○○様のますますのご活躍をお祈り申し上げます。
今までお世話になりました。
株式会社△△
△△部 (著名)

妊娠・出産、結婚、定年退職などの理由で挨拶メールが届いた場合

カエル
カエル

妊娠や出産を機に転職する人もいれば、定年退職で仕事を離れる人もいるよね。

そのように退職理由がはっきりしている場合にはどういった文章を送れば良いのかな?

ウサギ
ウサギ

そうだな、退職理由が触れても良い場合には一言付け加えておくと良いだろう。

転職(退職)の挨拶メールでは、妊娠・出産、結婚、定年退職など退職理由が記載されていることがあります。

退職理由について触れても良い場合やお祝いできる時には、返信の終盤にて一言加えておくと良いでしょう。

ケース別の返信例文
  • 妊娠、出産・・・無事にご出産されることを心よりお祈りいたします。
  • 結婚・・・末永いお幸せと更なるご活躍を心よりお祈りいたします。
  • 定年退職・・・◯◯(役職)のご健勝をお祈りいたします。

なお、退職理由が明確でない場合や触れるべきでない場合には、決して触れず当たり障りのない返信に留めましょう。

挨拶メールへの返信についてのまとめ

カエル
カエル

これで、転職する人に対するお見送りのマナーはバッチリだね。

ウサギ
ウサギ

最後に失礼があると印象が悪いからな。

みんなも丁寧な文章を送って気持ちの良い別れをしよう!

このページでは、転職の挨拶メールについて返信の必要性、返信メールの書き方、相手別の返信メールの例文を紹介しました。

転職の挨拶メールは、一斉に送信されてきた場合には返信の必要はありません。直属の上司やお世話になった社員、今後も関りのある相手には返信しましょう。

今後、仕事で一緒になる可能性を考慮し、お互いが気持ちよく働けるよう丁寧な返信で良い印象を残しておきましょう。

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