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転職の挨拶メールの書き方、送り方とは?社内・社外向けの例文を紹介

アイキャッチ画像『転職の挨拶メール』転職
カエル
カエル

転職の手続きが終わって、あとは有給を消化するだけだ!

ウサギ
ウサギ

開放的になるのは良いが、お世話になった人達に挨拶メールは送ったか?

挨拶メールは社会人としての常識だぞ。

転職活動も終盤に差し掛かり、引継ぎ作業の終了や有休消化のタイミングで行うのが、退職の挨拶です。お世話になった方全員に送るのがマナーですが、どういった文章を送れば良いのか分からない方も多いことでしょう。

また、転職後にも挨拶メールを送ることがあります。

この退職時、転職時の挨拶にはいくつかのタイミングがあり、タイミングごとに送る相手や文面、書き方のマナーが異なってきます。

このページでは、転職、退職を考えている方のために退職時、転職後の挨拶メールのタイミングや送る相手、例文などを分かりやすく紹介します。

このページで分かること
  • 退職時、転職後の挨拶メールの意味
  • 転職前の挨拶メールの書き方、例文
  • 転職後の挨拶メールの例文
  • 送信時のマナーとアドバイス

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退職時の挨拶では感謝を伝える

メールのイメージ画像

退職時には、これまでの感謝を伝えるメールを社内、社外の両方に送信します。

社内への挨拶メールを送るタイミングは退職日(有休を消化する場合には最終出勤日)です。『これまでお世話になりました。』との気持ちを込めて送るので、翌日も出勤しているとメールとの違和感があります。メールを送る時間帯にも注意が必要です。送信時間が遅すぎると受け手の迷惑となるため、出勤終了後すぐに送るのが理想とされます。

一方、社外への挨拶メールを送るタイミングは、退職日の2週間~1ヶ月前が良いとされます。社外に送るメールには、お礼以外にも担当者が変わることを知らせる役割があるので早めに送っておくのがマナーとなります。

社外への挨拶メールも早朝や遅い時間帯を避け、相手に迷惑のかからない時間を選ぶようにしましょう。

退職時の挨拶メールの書き方

カエル
カエル

挨拶メールの必要性や送る時間帯については分かったよ。

社内に送るメールと社外に送るメールには異なる意味があるんだね。

次は書き方を教えて。

ウサギ
ウサギ

それならメールを書く際に注意すべき4つのポイントを教えよう。

挨拶メール以外にも使える知識を例文付きで紹介しているから参考にすると良いだろう。

転職の挨拶メールは、その人の最後のイメージを決める重要な要素になります。

マナーを守らずに送信すると「雑な人だった」「最後の印象が良くなかった」と思われることもあります。転職後の生活に影響することはありませんが、せっかく送るのであれば良い評価を得られる文面にしたいところです。

相手に良い印象を与えるためにも、以下の4つのポイントを押さえてメールを書きましょう。

  • 件名、本文は分かりやすく簡潔に
  • 相手の会社名、部署名は省略せず正式に記載する
  • 愚痴や不満は書かない
  • 社内への挨拶メールでは連絡先を記載
  • 社外への挨拶メールでは後任者を紹介

件名、本文は分かりやすく簡潔に

退職や転職に限らず、メールを書く際のマナーとして、本文と件名は分かりやすく簡潔に記載します。

明白かつ簡潔な件名と文章は、読み手に良い印象を与えるだけでなく、メールを開かずに読み飛ばされることを防ぐ効果があります。

会社には様々なメールが届くため『誰が』『何の目的で送ったか』がはっきりしないタイトルでは、メールを開いてもらえないことがあります。また、無駄に長い文章を送ったり稚拙な表現、プライベートな話を挨拶メールとして送ると、最後に与える印象が悪くなります。

最後の挨拶となると様々な情報を加えたくもなりますが、件名は『転職のご報告(名前)』と簡潔に記載し、本文では退職理由も『一身上の都合』と詳細を書くのは控えます。

相手の会社名、部署名は省略せず正式に記載する

転職の挨拶に限らず、ビジネスシーンのメールでは会社名や部署名は省略せずに正式に記載します。

よくある省略の例としては、株式会社を(株)と記載したり部署名が長い場合に途中を省くケースがあります。誰あてのメールであるかが伝われば良いのですが、相手の情報を省略するのは非常に失礼に当たります。

自分の部署や役職について自然な形で省略するのは問題ありませんが、相手については正式に記載しましょう。

愚痴や不満は書かない

退職時のメールは、これまでお世話になった方々に退職の報告と感謝の気持ちを伝えるために送信します。受け手に感謝を伝えつつ良いイメージを残すためにも、仕事の愚痴や会社への不満、退職理由を書くのは避けるべきです。

また、形式的な挨拶メールを避け、オリジナリティのある文章を送る場合でもマイナスな表現を用いるのはNGです。文章に個性を持たせたい方は、勉強になった思い出や仕事を手伝ってもらった過去のエピソードを書き、最後まで良いイメージを保ちましょう。

「社内の人間だし親しい仲だから大丈夫」と考える方もいますが、挨拶の文面を真面目に書かないのは一社会人として礼儀が欠けています。

社内への挨拶メールでは連絡先を記載

退職時の挨拶メールに連絡先を記載するかどうかは、送る相手によって異なります。

社内に向けて送るメールには、『また連絡をください』『転職後にこのアドレスからご連絡致します』との意味を込めて、電話番号やメールアドレスを記載しても良いです。必ずしも記載する必要はないため「書きたくない」と感じた場合には著名だけでも問題ありません。

一方、社外に向けて送るメールでは、連絡先を記載しません。セキュリティや就業規則に配慮し、間違っても転職先の会社名を記載しないよう注意してください。

社外への挨拶メールでは後任者を紹介

退職の挨拶メールを社外に送信する際には、これまでの感謝に加えて後任者の紹介を行います。

後任者を伝えることは、取引先に配慮と敬意を示すことになります。また、自分の代わりとなる社員が引継ぎをしやすくなるメリットがあるので忘れずに記載しておきましょう。

後任者の紹介では、具体的な情報を記載する必要はありません。部署と名前を記載し、『これからお世話になります。』との旨を簡潔にまとめましょう。

転職時に使える挨拶メールの例文

カエル
カエル

メールの書き方についてはよく分かったんだけど、実際に全ての文面を見てみないとイメージが湧かないよ!

例文を見せてよ。

ウサギ
ウサギ

それなら、社内向けと社外向けの2つの例文を紹介しよう。

以下の例文を使用すれば受け手の心象を悪くすることもないだろう。

挨拶メールの書き方を紹介しましたが「メールを書くのが久しぶりで細かな部分を覚えていない」「挨拶メールを送ったことがない」という方もいることでしょう。

ここからは、転職時に使える社内、社外向けの挨拶メールの例文を紹介します。テンプレートな文章になっていますので、送る相手によって内容の一部を変更してください。

社内向け挨拶メール『例文』

まずは社内向けの挨拶メールの例文になります。

文末にメールアドレスと電話番号を記載していますが、相手に知られたくない場合には省略することができます。

【件名】
転職のご報告(名前)

【本文】
〇〇部〇〇課の皆様

お疲れ様です、〇〇部〇〇課の(名前)です。
この度、一身上の都合により本日〇月〇日を最終出社日として退職することになりました。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところですが、メールでの挨拶にて失礼いたします。
在籍中はいたらぬ点も多々ありましたが、皆様に支えて頂き感謝しております。
この会社で培った経験を活かし、今後もより一層の精進をしてまいります。
私用連絡先は下記の通りになります。今後ともご連絡いただけると幸いです。
電話番号:
メール:

社内向けのメールに記載することは以下の通りです。

  • 件名と著名
  • 宛名(省略せず正式に書く)
  • 文頭で名乗り、本題に入る
  • メールによる挨拶になったことを詫びる文面を入れる
  • これまでの感謝と今後について記載
  • 連絡先を記載する場合にはその旨を伝え、文末にアドバイスを書く

記載する順に正確な決まりはありません。自然な文面になるよう心がけてください。

社外向け挨拶メール『例文』

次に社外向けの挨拶メールの例文になります。

社外向けのメールでは、これまでの感謝と共に後任者を紹介する文面を付け加えます。その他については社内向けの挨拶メールとほとんど変わりありません。

【件名】
転職のご報告(名前)

【本文】
株式会社〇〇 〇〇様

いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の(名前)です。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により〇月〇日を最終出社日として退職することになりました。
〇〇様にはこれまで何かとお力添えをいただき、心より感謝しております。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶になりましたことお詫び申し上げます。
後任は同部署の〇〇が務めさせていただきます。
後日改めて〇〇がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。
最後になりましたが、貴社のご発展と〇〇様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

上記でも説明しましたが、社外向けの挨拶メールでは就業規則やセキュリティ上、連絡先を記載しません。文末には何も記載しない、もしくは著名だけしておきましょう。

転職後の挨拶メールは今後のビジネスに繋がる

カエル
カエル

転職後にもメールを送ることがあるらしいね。

どういったことを報告すれば良いのかな?

ウサギ
ウサギ

送らない人も多いが、退職したその後について報告しても良いだろう。

転職後の挨拶メールを送るのには『新しい職場で頑張っていることの報告』『前職での感謝を伝えること』などの目的があります。

転職後のメールは必ず送るものではありませんが、お世話になった方々に良い印象を与えたり、再び仕事で一緒になった時にお互いが気持ちよく働くための礼儀としての役割を持っています。

特に同じ業界で転職をする方は、前職の社員と関わる可能性が高いため、今後のためにも送っておいた方が良いでしょう。

転職後に忙しく、メールを送れる状況でない場合には、多少落ち着いたタイミングで送っても問題ありません。挨拶が遅くなったとしても送らないよりは印象が良いです。

転職後の挨拶メールの書き方

カエル
カエル

ところで、転職後の挨拶メールにはどのようなことを書けば良いのかな?

こちらもマナーとか大切になってきそうだね。

ウサギ
ウサギ

もちろん、マナーは大切になってくるぞ。

ここからは転職後の挨拶メールの書き方を紹介しよう。

転職後の挨拶メールでは、前職での感謝と転職後の状況を伝えます。書き方は転職時とほとんど変わりませんが、特に注意するポイントは、どのアドレスを使用してメールを送るかです。

間違った挨拶メールを送らないよう以下の2点に注意しましょう。

  • 送信元は個人のアドレスを使用する
  • 件名、本文は分かりやすく簡潔に

送信元は個人のアドレスを使用する

転職後の挨拶メールでは、送信元に気を付ける必要があります。

メールは、転職後の会社のアドレスではなく個人のアドレスから送るようにしましょう。就業規則やセキュリティの問題で、転職先の会社のアドレスを使用しないのがマナーとなります。

転職後に挨拶メールを送る場合には、退職時に送った挨拶メールに記載したメールアドレスを使用するのがおすすめです。メールアドレスが登録されていれば受信した側も誰からのメールなのか一目で分かります。

件名、本文は分かりやすく簡潔に

退職時と同様に挨拶メールの件名、本文は分かりやすく簡潔に記載します。

特に個人のアドレスからメールを送ると、受け手が送信元を把握できないことも多いです。上でも説明した通り、件名は『誰が』『何の目的で送ったか』の2点をはっきり伝えられる表現にする必要があります。

また、本文の内容も簡潔に書くのがマナーです。伝えたい感謝や細かな現状報告など書きたいことは多々あるかもしれませんが、長々と書くのは読む側の迷惑にもなるため良い印象を与えません。

転職後に送る挨拶メールの例文

カエル
カエル

やっぱり考えるのはめんどくさいよ。

例文を見せて!

ウサギ
ウサギ

転職後のメールは退職時とそれほど変わらないぞ。

社内に向けて送ればOKだ。

転職後、お世話になった方々に対して挨拶メールを送りたい方もいるでしょう。ここからは、転職後に送るメールの例文を紹介します。

元上司に宛てた内容になっているので、同僚に送る際には一部を変更してください。また、送信者の連絡先は省略していますが、記載しても問題ありません。

【件名】
転職のご報告(名前)

【本文】
株式会社〇〇 〇〇様

お世話になっております。(名前)です。
退職時にご挨拶させて頂きました通り、この度、〇月〇日付で〇〇業界へ転職致しました。現在は、〇〇課で〇〇を担当しています。
職場環境が変わり、慣れないことも多いですが、相談しやすく恵まれた環境におります。
〇〇さんにご指導頂いたことを活かし、新たな環境での信頼構築に邁進してまいります。
長い間、大変お世話になりました。

メールでのご挨拶となり失礼いたしますが、
今後ともお付き合いの程、宜しくお願い申し上げます。

メールに記載する情報は以下の通りです。

  • 件名と著名
  • 宛名(省略せず正式に書く)
  • 文頭で名乗り、本題に入る
  • 現状について簡単に話す
  • 前職での感謝と今後への意気込み
  • メールでの挨拶になったことを謝る文章を書く
  • 必要に応じて著名

転職後のメールでもフランクな文章、会社の愚痴を記載するのはNGです。以前の同僚であったとしても、現在では他社の社員となるため他人行儀な文面でも不自然ではありません。

退職、転職の挨拶で一斉メールは失礼?

カエル
カエル

この挨拶メールって、ひとりひとりに送るんだよね?

大変そうだね。

ウサギ
ウサギ

一斉メールを送っても問題ないぞ。

ただし、特別な相手には個別で文面を考えるべきだ。

転職時の挨拶メールは送る相手が多くなり、ひとりひとりに送るとかなり大変です。

一斉メールとして送ってしまえば非常に楽になりますが、感謝の気持ちを伝える挨拶メールを一斉で送っても良いのでしょうか?

一見失礼な気もする一斉メールですが、マナーとしては問題ありません。

ただし、上司や特にお世話になった方にテンプレート化した一斉メールを送るのは、失礼と捉えられることもあるため、極力避けましょう。一斉メールは、同僚や仕事での関りの少なかった相手に限定し、上司など一部の相手には個別でメールを送るよう心がけましょう。

一斉メールを送る際には、受信者がお互いのアドレスを確認できないよう宛先を『BCC』で送ります。『TO』や『CC』で送信すると他の受信者に全員のアドレスが表示されるので注意が必要です。

お世話になった方には直接挨拶する

カエル
カエル

直接挨拶できる機会があったからお礼したよ。

やっぱり、対面で感謝を伝えることが大切だよね!

ウサギ
ウサギ

そうだな、少なくとも直属の上司には直接挨拶すべきだ。

ここまでで、転職の前後で送信する挨拶メールについて紹介しましたが、特にお世話になった方には直接挨拶をします。

退職交渉の際に退職の事実を公開しないよう言われている場合を除き、上司やお世話になった取引先、後任者には直接会って感謝の気持ちを伝えると良い印象を与えることができます。

特に、同じ業界で転職する方は、お世話になった方々と再び一緒に仕事をする日が来るかもしれません。転職時に「二度と会うことのない」と思っていた相手と再び再開するのはよくある話です。

上司や取引先に直接出向いて挨拶をすることで、相手側も気持ち良く送り出せるのでお互いにメリットがあります。

転職時の挨拶メールまとめ

カエル
カエル

例文も確認したし、これでマナーも完璧だ!

さっそくメールを書いてみるよ。

ウサギ
ウサギ

メールもコミュニケーションのひとつだから大切にしないとな。

このページでは、転職間際の方に向けて挨拶メールのマナーや送り方を例文と共に紹介してました。

転職の際には、これまでの感謝と今後の活躍を祈る内容でメールを送ります。人によってはお世話になった方々に送る最後の挨拶となるため、良い印象を残すためにもマナーを守った文面を送るよう心がけましょう。

また、転職や退職時の挨拶メールは、一斉メールとして送信することができます。宛先を『BCC』に記載してお互いにアドレスを確認できないようにするのがマナーです。

特にお世話になった方々には、直接挨拶をして気持ちよく転職しましょう。

麦

最後まで良い印象を保つのが社会人としてのスキルです!

退職交渉がうまくいかない、パワハラで辞められない方は退職代行を利用しましょう。

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