書類提出で使える送付状の書き方｜テンプレート付きで転職をサポート

応募書類や内定承諾書の送付など、転職では書類を送る機会が度々訪れます。

これらの書類を送付する際に送付状（添え状）を添付しているでしょうか？

送付状には、送付物の中身を知らせるだけでなく挨拶やビジネスマナーのアピールなど様々な役割があります。

当記事では、送付状の具体的な役割や書き方、テンプレートを紹介しています。社会人として恥ずかしくないよう一読しておきましょう。

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送付状（添え状）の役割とは

送付状を当たり前と考えている人、送付状を書いた経験のない人の中には、送付状を同封する意味を理解していない方もいることでしょう。

そもそも、送付状にはどういった役割があるかご存知でしょうか？

送付状（添え状）の主な役割としては以下の通りです。

• 日付や送り主を伝える
• 文章による挨拶
• 内容物を伝える
• 補足や申告事項を加えられる

送付状を送る最大の目的は内容物を相手に伝えることです。

送付状に記載されている書類名と実際に封入されている書類、各書類の数が合っているかを確かめることでミスや紛失を防ぐことができます。

また、書類についての補足やその他の申告しておきたい事項についても添え状に記載することができます。企業側に知っておいて欲しい情報を伝えたり、考えのすり合わせを行うために用いることができます。

送付状（添え状）を作成することのメリット

選考書類や内定承諾書等企業に提出する書類に送付状を同封することには、いくつかのメリットがあります。

転職におけるトラブルを防ぎ、採用を少しでも有利にするためにも送付状を書くメリットについて確認しておきましょう。

• ビジネスマナーをアピールできる
• 応募書類への期待を高める
• 書類の不備や紛失を防ぐ

ビジネスマナーをアピールできる

送付状（添え状）を添付することで、ビジネスマナーが身に付いていることをアピールできます。

書類選考や面接など、選考過程においてビジネスマナーをアピールできる機会はそれほど多くありません。仮に、仕事をする上で役立つマナーを身に付けていたとしても選考で活かすのは難しいでしょう。

採用担当者は、少ない情報元から応募者のマナーを判断することになるため、提出書類にもこだわりを入れるべきです。

応募者への期待を高める

送付状を添付する2つ目のメリットとして、応募者への期待を高め「是非一度会ってみたい」「一緒に働くのが楽しみだ」と思ってもらえる点です。

転職活動を行うにあたって送付状を書かない人は多くいます。その中で1人だけ送付状を同封していれば、少なからずインパクトがあるために、どんな人材なのか気になるのは当然でしょう。

また、内定承諾書を送る際に添付状を同封すれば、ビジネスマナーが身に付いていることをアピールできます。入社後の活躍を期待されるのは当然でしょう。

書類の不備や紛失を防ぐ

上でも解説しましたが、送付状には書類の不備や紛失などのトラブルを防ぐ役割があります。

特に、応募者が送付書類を誤ったり不備があるまま郵送してしまうケースは多く、決して珍しいことではありません。

送付状がないと提出書類に不備があった際、企業側は送り忘れなのか別で郵送されてくるのかを把握することができず、わざわざ応募者へと連絡する必要が生まれます。

採用担当者に迷惑をかけることがないよう送付状は作成しておくと良いでしょう。

送付状（添え状）の書き方・テンプレート

転職活動を行うに当たって送付状はトラブルを防ぐ大きな役割を担っています。「これまで書いたことがなかった」という方も今回の転職を機に作成してみましょう。

ここからは、送付状のテンプレートとともに書き方を紹介します。

選考に応募する際の送付状の書き方・テンプレート

まずは、選考に応募する際に使える送付状のテンプレートです。

各所を書き換えるだけで使えるテンプレートになっているのでコピー＆ペーストでご利用ください。

• ①・・・作成日時（郵送する日、またはその前日）
• ②・・・会社名、担当者名
• ③・・・自分の住所、連絡先、著名
• ④・・・件名（強調して書く）
• ⑤・・・本文（拝啓で始まり、敬具で終える）
• ⑥・・・『記』と記載
• ⑦・・・同封書類の一覧
• ⑧・・・『以上』で締める

本文では、現職について基本的な説明と入社後に活かせる経験、スキルを伝えましょう。簡単な自己PRは応募に至った経緯として書いても良いのですが、情報が多すぎるのはNGです。

採用内定承諾書を送付する際の送付状の書き方・テンプレート

採用内定通知書を郵送する際に使える送付状の書き方・テンプレートは以下の通りです。

• ①・・・作成日時（郵送する日、またはその前日）
• ②・・・会社名、担当者名
• ③・・・自分の住所、連絡先、著名
• ④・・・件名（強調して書く）
• ⑤・・・本文（拝啓で始まり、敬具で終える）
• ⑥・・・『記』と記載
• ⑦・・・同封書類の一覧
• ⑧・・・『以上』で締める

採用内定通知書に同封する送付状では、入社後の意欲を伝えると良いでしょう。

こちらでは、自己紹介や志望した経緯は必要ないためテンプレート文をそのまま送っても問題ありません。

送付状（添え状）を作成する際のポイント・注意点

上記にて送付状のテンプレートを紹介しました。テンプレート通りに作成すれば問題ないのですが、書き直したり補足を加える際には注意が必要です。

ここからは、送付状を作成する際のポイントと注意点を紹介します。

• 職務経歴書と同じサイズの用紙1枚で作成
• 履歴書や面接で伝えることは書かない
• 自慢をしないよう注意
• 送付状を一番上にして封筒に入れる

職務経歴書と同じサイズの用紙1枚で作成

送付状は、コピー用紙や市販の添え状便箋など好きな紙で作成して良いのですが、職務経歴書と同じサイズの用紙1枚で作成します。

一般的に職務経歴書はA4サイズの用紙になるため、送付状もこのサイズになるよう調整しましょう。また、送付状が2枚になってしまうと見た目が良くないため、極力1枚で完結できるようフォントのサイズや行間を調整してください。

自身で作成できない方は選考の用紙を購入すると良いでしょう。手書きにはなりますが、枠線の印刷された下敷きがついているため綺麗な送付状を簡単に書くことができます。

履歴書や面接で伝えることは書かない

送付状には、あらかじめ伝えておきたい情報を記載することができるのですが、既に履歴書で書いた内容や面接で伝えられる事柄については記載しません。

送付状が履歴書や職務経歴書としての役割を持ってしまうのは採用担当者にとって非常に煩わしいことです。

あくまで、申告事項や情報の補足として用いましょう。

自慢をしないよう注意

上でも解説しましたが、送付状では企業にあらかじめ伝えておきたい情報を記載することができます。履歴書や職務経歴書でアピールできなかった情報を盛り込んでも良いのですが、自己PRばかり書くことがないよう注意しましょう。

情報が各所に記載されていると採用担当者の迷惑になるだけでなく、ビジネスマナーが身に付いていないことを伝える結果に繋がります。

マナーが身に付いていることをアピールできる送付状で「マナーがなっていない」と判断されれば逆効果です。

必要な情報を必要なだけ記載することが、できるビジネスパーソンの素質となります。

送付状を一番上にして封筒に入れる

作成した送付状は、履歴書などの書類と共に封筒に入れるのですが、送付状が一番上になるように重ねましょう。

例えば、企業にエントリーする際には以下の順番で重ねることになります。

1. 送付状
2. 履歴書
3. 職務経歴書
4. その他の書類（ESなど）

その他の書類については重要度の高さや目を通す順番を考慮して並べます。

転職の送付状（添え状）についてまとめ

このページでは、転職活動中の方に向けて、送付状（添え状）の意味や書き方・テンプレート、送付状を書く際の注意点やポイントを解説しました。

送付状には、企業に予め伝えておきたい情報を伝達し、書類の不備を防ぐ目的があります。また、洗礼された送付状にはビジネスマナーが身に付いていることをアピールする役割があるのですが、必要以上に情報を加えると逆効果になることがあるので注意が必要です。

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