転職転職のマナー

面接の日程調整メールの書き方・返信マナー|転職で大切な5つのポイント

アイキャッチ画像『面接の日程調整メール、返信メールの書き方・送り方』転職
カエル
カエル

転職活動を始めて、面接の日程調整をする機会が増えてきたんだ。

今までは何となくで返信していたけど、正しいメールの書き方を学んでおくべきだよね。

ウサギ
ウサギ

ビジネスメールの書き方や対応が見られていることもある。

転職成功率を上げたいのであればマナーは確認しておくべきだな。

転職では、会社見学や説明会への参加、面談・面接など、企業の採用担当者と連絡を取る機会が多くなります。

中でも、面接の日程調整メールはほとんどの人が受け取ることでしょう。

メールを送る相手は採用担当者であることを考えると、ビジネスメールの書き方、送信マナーを守っておくべきです。

このページでは、面接の日程調整メールの書き方、企業から届いたメールへの返信マナーについて例文付きで解説しています。

こんな方におすすめのページです
  • 転職活動を始めたばかり
  • 会社とのやり取りを自分で行っている
  • ビジネスマナーを確認しておきたい

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日程調整メールに自信がない方は意外にも多い

ビジネスメールのマナーについてアンケート調査の結果

当サイト(転職ステップ)社会人50名を対象に『ビジネスメールの書き方に自信があるか』を調査した結果、実に半数以上の人が書き方や送り方について不安を感じていることが分かりました。

一方、メールのマナーについて『自信がある』と回答している人は全体の30%と少ないことが分かります。

日程調整メールで押さえるべき送信マナー3選

カエル
カエル

メールが届いてから注意すべきことがあれば教えてほしいな。

ウサギ
ウサギ

日程調整メールは回答を求められているから早めに返信することだ。

返信内容では複数の日時を提案することも忘れずにな。

転職活動で日程調整メールが届いたら、やるべき事とマナーについて紹介します。

採用担当者の心象を悪くしないためにも以下の3つのポイントに注意しましょう。

  • 日程調整メールは早めに送る
  • 面接候補日は複数提案する
  • 企業の提案に対応できなければ希望日時を伝える

日程調整メールは早めに送る

企業から日程調整メールを受け取ったら、受信から1日以内を心がけ早めに返信します。

返信が遅れることで選考で不利になったり、人事担当者に迷惑をかけることがあります。

例えば、先に面接を受けていた応募者が内定を貰えば採用枠が減ってしまいす。内定候補者に声がかかり募集が終了するケースも珍しくありません。

また、採用担当者のスケジュール調整を行う都合上、急な返信は迷惑となります。

ポイント

日程調整が難しく具体的な日時を提案できない場合には、すぐには決められない旨を返信期限と共に伝えましょう。

面接候補日は複数提案する

面接日程を提案された時、もしくは応募者側から提案できる時にはできるだけ多くの候補日を伝えるようにしましょう。

複数候補を提案することで、企業側は都合の良いタイミングで面接を開催することができます。

伝え方としては、以下のように面接可能な時間まで指定します。

  1. ○月○日(月) ○:00~△:00
  2. ○月△日(火) 午前中
  3. ○月□日(水) 時間の希望はありません。

このように複数候補を提案することで、企業側が面接に時間を割きやすくなり、結果として雑談を挟んだり時間いっぱいまで自己PRができることもあります。

企業の提案に対応できなければ希望日時を伝える

会社側から提案された候補日に参加できる日程がなかった場合には、日程調整をお願いして希望日を提案しましょう。

選考状況によっては対応してもらえることがあります。

ただし、必ずしも応募者の希望に応えられる訳ではなく、日程調整が不可能な場合もあることを覚えておきましょう。

選考を辞退することになったら『【例文あり】選考辞退のメール・電話の仕方|転職に必須な一般常識を確認』をご覧ください。

面接の日程調整メールの書き方

カエル
カエル

メールを書く時のマナーについても教えてほしいな。

ウサギ
ウサギ

中途採用では、ビジネスメールなどの細かいマナーが重視されるぞ。

これまで何気ない気持ちで送っていた人は、転職を機に書き方を学ぼう。

ここからは、ビジネスメールを書くにあたって押さえるべきマナーを紹介します。

日程調整メール以外にも使える情報になっているので参考になさってください。

  • 件名、本文は簡潔に書く
  • 宛名、連絡先は略さず正確に記載

件名、本文は簡潔に書く

ビジネスメールのマナーとして、件名と本文は分かりやすく簡潔に記載します。

文字数が増えたり余計な情報が多くなると、件名が目に留まりにくくなったり、要点が分かりにくいメールとなってしまいます。

・件名の書き方

会社から日程調整メールが届いた場合、返信の形式でメールを送れば良いので件名は必要ありません。

一方、応募者側からメールを送る時には『面接日程のご連絡(名前)』と要件と名前のみを記載します。

・本文の書き方

本文では、ビジネスメールの形式に従って必要な情報を過不足なく記載します。

大まかな構成としては以下の通りです。

  1. 宛名(会社名、相手の名前)
  2. 自己紹介
  3. 選考案内へのお礼
  4. 希望日時
  5. 締めの挨拶
  6. 自分の情報(名前、連絡先)

候補日に参加できない理由についても事情を細かく話す必要はなく『諸事情により』『私事で大変恐縮ですが』とだけ記載すれば良いです。

宛名、連絡先は略さず正確に記載

ビジネスメールで宛名や自分の連絡先を書く際には、略さず正式名称で記載します。

会社名や名前、役職を間違えるのは非常に失礼です。また、メール最後に記載した連絡先に電話や資料が届くこともあるので正しく書いておく必要があります。

相手の立場、部署ごとに以下の敬称を使用します。

  • 個人宛・・・○○様(田中様)
  • 役職宛・・・○○殿(部長殿)
  • 部署宛・・・○○御中(人事課御中)

自分の連絡先として、会社のアカウント(電話番号、メールアドレス)を使用するのはセキュリティや就業規則の観点から好ましくありません。

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面接の日程調整メールの例文

カエル
カエル

日程調整メールではどういったことを書けば良いのかな?

返信の形式と自分からメールする時の形式について教えてよ。

ウサギ
ウサギ

そうだな、パターン別の例文を紹介しよう。

会社から日程調整メールが届いた時の返信例文2つと自分から候補日を提案する時の例文を紹介します。

提案された候補日で面接参加が可能な場合

株式会社○○
人事部 採用御担当 ○○様

お世話になっております。
貴社の選考に応募させていただきました(名前)と申します。
この度は、面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
参加可能な日程として下記を希望いたします。

1. ○月○日 ○時~
2. ○月○日 ○時~、△時~
3. ○月○日 ○時~△時まで
4. ○月○日 時間の希望なし

上記日程でご検討いただけますと幸いです
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

(名前)
住所:
電話番号:
メール:

提案された候補日で面接に参加できない場合

株式会社○○
人事部 採用御担当 ○○様

お世話になっております。
貴社の選考に応募させていただきました(名前)と申します。
この度は、面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮ではございますが、ご提示いただきました日程では貴社にお伺いするのが難しい状況です。
つきましては、日程調整をお願いしたくご連絡いたしました。
以下の日程であれば、お伺いすることが可能です。

1. ○月○日 ○時~
2. ○月○日 ○時~、△時~
3. ○月○日 ○時~△時まで
4. ○月○日 時間の希望なし

私の都合になってしまい大変恐縮ですが、上記日程でご検討いただけますと幸いです
お忙しいところお手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

(名前)
住所:
電話番号:
メール:

応募者から面接日程を提案する場合

【件名】
面接日程のご連絡(名前)

【本文】
株式会社○○
人事部 採用御担当 ○○様

お世話になっております。
貴社の選考に応募させていただきました(名前)と申します。
この度は、面接日程をご提案させていただきたくご連絡いたしました。
参加可能な日程として下記を希望いたします。

1. ○月○日 ○時~
2. ○月○日 ○時~、△時~
3. ○月○日 ○時~△時まで
4. ○月○日 時間の希望なし

上記日程でのご都合はいかがでしょうか。
ご検討いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

(名前)
住所:
電話番号:
メール:

面接の日程調整メール、返信マナーのまとめ

仕事探しの画像

このページでは、転職活動を行う方のために面接で使える日程調整のメール送り方や返信メールの例文を紹介しました。

日程調整メールを送る際に大切なのは早めに連絡を入れる事、できるだけ多くの候補日を提案する事の2つです。

選考以外の部分でマイナス評価を受けることがないよう、この記事の情報を参考になさってください。

また、日程調整メールなど必要なやり取りをプロに任せたい方は、転職エージェントを利用しても良いでしょう。

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