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【面接の日程調整メール】書き方・返信マナーで転職成功を目指そう

アイキャッチ画像『面接の日程調整メール、返信メールの書き方・送り方』転職
カエル
カエル

転職活動を始めたんだけど、面接の日程調整をする機会が増えてきたんだ。

今までは何となくで返信していたけど、正しいメールの書き方を学んでおくべきだよね。

ウサギ
ウサギ

それなら今回は、日程調整メールの書き方や返信の方法を教えよう。

転職の際には、会社見学や説明会への参加、面談・面接のために企業との間で日程調整を行う機会が多々あります。特に面接の日程調整は多くの人が経験しています。

企業からのメールに対して深く考えずに返信してしまう方もいますが、メールを送る相手は採用担当者です。書き方のマナーを守っていないと悪い印象を与えかねません。

このページでは、面接の日程調整メールの書き方、企業から受け取ったメールに対する返信の方法を紹介しています。

このページで分かること

  • 日程調整メールの送り方
  • 返信メールの書き方
  • ケース別の例文(3つ)

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日程調整メールに自信がない方は意外にも多い

日程調整メールを送るビジネスパーソンの画像

転職では企業との間で日程調整を行うことがあります。大抵は面接の日程をメールで調整することになるのですが、このメールの送り方・書き方を把握しているでしょうか?

まずは当サイト、転職ステップが行ったアンケート調査の結果を見ていきましょう。

転職経験に関わらず、社会人50名を対象に『面接の日程調整メール(または調整の返信メール)のマナーに自信がありますか』という内容で3択の調査を行った結果が以下になります。

『面接の日程調整メール(または調整の返信メール)のマナーに自信があるか』についてのアンケート調査の結果
面接の日程調整メール(または調整の返信メール)のマナーに自信がありますか(計50人)
自信がある・・・17人(34%)
あまりない・・・24人(48%)
自信がない・・・9人(18%)

実に半数以上の人が、書き方や送り方について不安を感じていることが分かります。また、メールのマナーについて『自信がある』と解としている方は全体の30%程度に留まっていることが見て取れます。

過去に日程調整のメールを送った経験がある方でも再度マナーを確認しておくと良いでしょう。

ウサギ
ウサギ

完璧に書けるかと言われると自信がなくなってしまうよな。

面接の日程調整メール・返信メールの送り方

カエル
カエル

日程調整のメールって送る際にもマナーがあるのかな?

失敗しないためにも教えてほしんだ。

ウサギ
ウサギ

そうだな、メールを送る時に注意したいいくつかのポイントを紹介しよう。

次に、転職で日程調整メール・返信メールを送る方に向けて、送り方のマナーを紹介します。

採用担当者の心象を悪くしないためにも以下のポイントに注意しましょう。

  • 日程調整メールは早めに送る
  • 参加できる候補日が複数あれば多く伝える
  • 提案された日程に参加できる日がない時には希望日を提案

日程調整メールは早めに送る

企業から日程調整メールを受け取った際には早い返信を心がけましょう。

返信が遅いことで選考に不利になることがあります。

例えば、企業の選考には多数の応募者がいることがあり、企業側は良い人材を他の会社に取られないよう内定を出して確保します。内定を出せる人数には限りがあるため、日程調整に時間がかかってしまうと先に面接を受けた人達で内定枠が埋まってしまうことがあるのです。

また、返信が遅いことで「仕事が遅いのかもしれない」「計画性がない」と判断されることもあります。

日程調整が難しく具体的な日時を提案できない場合には、すぐには決められない旨を返信期限と共に伝えましょう。

参加できる候補日が複数あれば多く伝える

企業から面接の候補日を伝えられた際に参加できる日程が複数あれば、できるだけ多くの日程を伝えるようにしましょう。

複数候補を返信することで、企業側は都合のよいタイミングで面接を開催することができます。これによって時間的な余裕が生まれ、雑談を挟んだり時間いっぱいまで自己PRができることもあります。

ただし、転職では仕事が忙しく日程が限られることも珍しくありません。

参加できる日程が1つしかない時には、無理に複数の候補日を伝える必要はありません。万全な状態で参加できる日程のみを返信メールで伝えましょう。

提案された日程に参加できる日がない時には希望日を提案

面接の日程調整では、大抵の場合で企業側から候補日を提案されるので、参加できる日を返信メールで伝えるだけで済みます。

もし、提案された候補日の中に参加可能な日程がなかった時には、応募者側から希望日を提案しましょう。可能な限り、候補日に近い日程で多くの日時を提案するのが理想です。

また、企業側も常に応募者の希望に応えられるわけではありません。日程調整が不可能になった際には潔く引き下がりましょう。

選考を辞退することになったらこちら

面接の日程調整メール・返信メールの書き方

カエル
カエル

早速、メールの書き方を教えてよ。

ウサギ
ウサギ

転職となるとメールのマナーが重視されるぞ。

新卒の際には何気ない気持ちで送っている人もいるが、転職を機に書き方を学ぼう。

ここからはメールを書く際のマナーを紹介します。日程調整メール以外にも使える情報になっているので参考になさってください。

注意したいポイントは以下の通りです。

  • 件名、内容は簡潔に書く
  • 宛名、連絡先は略さず正確に記載

件名、内容は簡潔に書く

メールを書く際のマナーとして、件名と内容は簡潔に記載します。

応募者側からのメールなど、件名を書く必要がある時には『面接日程のご連絡』と記載し、後ろに著名します。

本文では、宛名を書いた後に自己紹介から始まり、選考案内へのお礼と希望日時を伝え、お願いする文章で締めくくります。途中に余計な文章が入るとその分だけ格好悪く見えてしまいます。

提案された日程で面接に参加できない場合でも事情を細かく話す必要はありません。『諸事情により』『私事で大変恐縮ですが』と記載すれば良いです。

長々と続くメールは仕事ができないイメージを与えてしまうので注意が必要です。

宛名、連絡先は略さず正確に記載

メールにて宛名や自分の連絡先を書く際には、略さず正式名称で記載します。

会社名や役職を略すのは失礼になるため『株式会社○○ 人事部 採用御担当 ○○様』のように正確に書きましょう。相手の役職は名刺やそれ以前に受け取ったメールで確認できます。

宛名が明確でない場合や採用担当者が複数人いて誰に送るかはっきりしていない時には『御中』を用いて『株式会社○○ 人事部御中』の様に記載します。

また、本文の最後には著名と共に自分の連絡先を記載しますが、住所を書くのであれば略さず正確に記載します。

面接の日程調整メール【企業に対する返信】

カエル
カエル

企業から日程を提案されている時の返信は何て書けば良いの?

転職となると提示された日に参加できないこともあるよね。

ウサギ
ウサギ

そうだな、書く時のポイントと共に例文を紹介しよう。

転職志望の企業から候補日を提案されている時には、複数の日程を提案することが大切です。面接の時間帯で融通が利く時には、その旨も伝えましょう。

時間帯に融通が利く場合には、2つ以上の時間帯を記載したり『希望なし』と記載しておきます。反対に、参加できる時間に制限があるときにも『○時まで』と記載することもできます。

返信メールの例文『候補日のいずれかに参加できる場合』

株式会社○○
人事部 採用御担当 ○○様

お世話になっております。
貴社の選考に応募させていただきました(名前)と申します。
この度は、面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
参加可能な日程として下記を希望いたします。

1. ○月○日 ○時~
2. ○月○日 ○時~、△時~
3. ○月○日 ○時~△時まで
4. ○月○日 時間の希望なし

上記日程でご検討いただけますと幸いです
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

(名前)
住所:
電話番号:
メール:

返信メールの例文『候補日に参加できない場合』

株式会社○○
人事部 採用御担当 ○○様

お世話になっております。
貴社の選考に応募させていただきました(名前)と申します。
この度は、面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮ではございますが、ご提示いただきました日程では貴社にお伺いするのが難しい状況です。
つきましては、日程調整をお願いしたくご連絡いたしました。
以下の日程であれば、お伺いすることが可能です。

1. ○月○日 ○時~
2. ○月○日 ○時~、△時~
3. ○月○日 ○時~△時まで
4. ○月○日 時間の希望なし

私の都合になってしまい大変恐縮ですが、上記日程でご検討いただけますと幸いです
お忙しいところお手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

(名前)
住所:
電話番号:
メール:

面接の日程調整メールの例文【応募者側からの提案】

カエル
カエル

転職だと応募者側から希望日を提案することもあるんだよね。

応募者からメールを送る時の例文も見てみたいよ。

ウサギ
ウサギ

次は応募者側から希望日を提案する時の例文を紹介しよう。

応募者側から日程調整のメールを送る際には、企業が対応しやすいようにできるだけ多くの日程を挙げましょう。

【件名】
面接日程のご連絡(名前)

【本文】
株式会社○○
人事部 採用御担当 ○○様

お世話になっております。
貴社の選考に応募させていただきました(名前)と申します。
この度は、面接日程をご提案させていただきたくご連絡いたしました。
参加可能な日程として下記を希望いたします。

1. ○月○日 ○時~
2. ○月○日 ○時~、△時~
3. ○月○日 ○時~△時まで
4. ○月○日 時間の希望なし

上記日程でのご都合はいかがでしょうか。
ご検討いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

(名前)
住所:
電話番号:
メール:

面接の日程調整メール、返信メールのまとめ

仕事探しの画像

このページでは、転職活動を行う方のために面接で使える日程調整のメール送り方や返信メールの例文を紹介しました。

日程調整のメールを送る際に大切なことは、早めに連絡を入れる事とできるだけ多くの希望日を示すことです。選考以外の部分でマイナス評価を受けることがないよう、この記事の情報を参考になさってください。

日程調整メール以外にも不安や疑問がある方は、転職エージェントサービスを利用して的確な指示を受けましょう。

プロのキャリアアドバイザーが日程調整を代行してくれるだけでなく、カウンセリングや求人案内、選考対策が受けられるので心強さがあります。

気になった方はサイトをチェックしてみてください。

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