転職先企業から卒業証明書の提出を求められたんだ。
必要になると思っていなかったから用意してないよ。
中途採用で卒業証明書が必要になるケースは珍しいな。
発行方法や提出の仕方を確認しておこう。
転職では、稀に卒業証明書の提出を求められる事があります。
卒業証明書を求める会社は少ないため、人によっては「発行方法が分からない」「すぐに準備できない」など困ることもあるでしょう。
このページでは、転職に際して卒業証明書の発行・提出を求められた方に向けて、書類の準備の仕方を解説しています。
転職活動で卒業証明書が必要になることがある
新卒採用では提出を求められることの多い卒業証明書ですが、非常に稀なケースとして転職でも必要になることがあります。
『卒業証明書』とは、その名前の通り学校を卒業した事実を証明するための書類です。
履歴書に記載した学歴について、内容に虚偽や誤りがないかを確認する目的で提出を求められます。
卒業証明書の提出を求められるタイミングとは？
卒業証明書は、入社時の提出書類として提出を求められるケースが多いです。
その他にも、エントリー時や応募書類との同封、面接への持参など入社前に求められる事もあります。
学校によっては申請後すぐに発行できない事もあるので、不安がある方は面接で聞いたり、人事担当者にメールを送るなどして確認しておきましょう。
卒業証明書の発行方法
履歴書に記載した学歴と実力が見合っていないと経歴詐称を疑うよね。
応募者の不透明な部分をなくすために役立つんだね。
そうだな、次は卒業証明書の発行方法について解説しよう。
卒業証明書は、母校の窓口で申請する、もしくは申請書類を郵送することで発行できます。
証明書の発行には、免許証・健康保険証・パスポート・マイナンバーなど、本人確認のできる書類が求められるので用意しておきましょう。
本人確認書類や代理人による発行方法は学校ごとに異なるので、不明な点については電話やメールで問い合わせたり、母校のホームページを確認すると良いでしょう。
卒業証明書の発行期間
卒業証明書の発行には時間がかかる場合があります。
窓口と郵送のそれぞれについて、申し込みのタイミングを紹介します。
・窓口での発行期間
卒業証明書を窓口で申請する場合、即日発行が可能な学校ではすぐに発行して貰えます。
だたし、発行までに2〜3営業日を要することもあるでので、提出期限の3〜5日前に申請すると良いでしょう。
・郵送での発行期間
郵送の場合は、書類の往復に時間がかかります。
書類の不備や発行に遅れが生じた時に備えて、提出期限の2週間ほど前から申請しておくと安心です。
転職で卒業証明書の発行・提出が間に合わない場合
郵送に時間がかかって期限内に提出できないんだ。
転職先企業には何て伝えれば良いのかな？
遅れが生じるときには、提出できる日にちを伝える事が大切だ。
企業から指定された期限内に卒業証明書が用意できない場合には、速やかに『期限内に発行できない旨』と『いつまでに用意できるのか』を伝えましょう。
メールや電話で伝えることで、企業側がスケール調整などの対応をしてくれます。
連絡が遅れると人事担当者に迷惑をかけることになるので、期限内に発行できない事が分かった時には早めに連絡を入れましょう。
卒業証明書に関するQ&A
ここからは卒業証明書の発行や提出に関する疑問を解決していくぞ。
卒業証明書と卒業証書の違いとは
卒業証明書が、その学校を卒業した証明になるのに対して、卒業証書は卒業時に貰える賞状程度の役割しか持ちません。
また、卒業証明書が再発行可能であることに対し、卒業証書は再発行することができません。
この2つの書類は根本的に違う物のため、卒業証明書の代用として卒業証書を提出することはできません。
卒業証明書はコピーでも良いのか
卒業証明書の提出を求められた際には、コピーでなく原本を用意します。
コピーされた書類は、偽造や複製が可能なため証明書としての効果が薄れてしまいます。
転職先の会社は、履歴書に虚偽がないかを確認してるのでコピーでは不十分です。
『コピー可』などの記載がない場合には、原本を提出しましょう。
卒業証明書に有効期限はあるのか
卒業証明書に有効期限はなく、過去に発行した物でも使用することができます。
ただし、証明書には発行日が記載されているため、あまりにも古いものは好ましくありません。
目安として、発行から3ヶ月以内のものを提出すると良いでしょう。
卒業時と名字が異なる場合には
結婚等のライフイベントにより、卒業時と現在の名字が異なる場合には、会社か学校へ問い合わせを行います。
まずは、旧姓でも認められるかを会社に問い合わせましょう。
万が一、急性が認められない場合には学校へ問い合わせを行います。
学校によって異なりますが、氏名変更届などの書類を提出することで現在の名字で証明書を発行してくれることがあります。
卒業証明書の発行にお金がかかるのか
卒業証明書を発行するにあたって費用負担があります。
発行費用は学校ごとに異なりますが、1枚あたり数百円で発行可能です。
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転職で卒業証明書が必要になったら早めに用意しよう
このページでは、転職活動に際して卒業証明書の提出が必要になった方に向けて、証明書の発行方法や発行のタイミング、よくある疑問について解説しました。
非常に稀なケースになりますが、転職でも卒業証明書を求められることがあります。
卒業証明書の発行には時間がかかることもあるため必要だと分かり次第、早めに準備しましょう。
万が一にでも、提出が間に合わない場合には、提出が遅れる旨と提出可能な日時を伝えます。連絡が遅れると企業に迷惑をかけることになるので注意が必要です。
入社初日の挨拶メールについては『転職の初出勤日に送るべき挨拶メールとは？社内・社外向けの例文を紹介』をご覧ください。
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