転職で応募していた会社から留守電が入っていたんだ。
折り返しの電話をかけて用件を聞こうと思うんだけど、何て話せば良いのかな？
在職しながら転職活動を進めている人は、急な電話には対応しづらい。
しっかりと対応すれば悪い印象を持たれることはないぞ。
転職活動では、選考案内や内定通知など、企業から電話がかかってくる機会があります。
万が一、電話に出ることができず留守番電話が残っていた場合にはどのような対応をすれば良いのでしょうか？
このページでは、転職活動で留守電を受けた方に向けて、折り返し電話の仕方・マナーについて解説しています。
転職活動中の会社から留守電が入っていたら？
転職活動では、エントリーしている会社から電話がかかってくることがあります。
留守電に気づいた場合には、伝える内容を確認しマナーを守ったうえで折り返しの電話をかけましょう。
次の電話がかかって来るまで待ったり、折り返しの連絡が遅れるのは採用担当者の心象を損ねる可能性があります。
また『連絡が取れない』『大事な要件を後回しにする』といった印象を持たれると、志望度の低さを理由に不採用になることがあります。
電話に気づかなかった事は悪いことではありません。ただし、正しく対応しなかった事実はマイナスポイントとなる事を覚えておきましょう。
転職先企業の留守電に折り返す方法・マナー
採用で不利にならないためには、留守電に対してしっかりと対応することが大切なんだね。
ここからは留守電に折り返しの電話をかける時の方法やマナーについて解説しよう。
留守番電話に折り返しをしても、準備やマナーが不足していれば返って悪い印象を与えかねません。
以下の3つの方法、マナーを参考に電話をかけましょう。
- 留守電があったら翌日には連絡する
- 電話の内容を確認して準備しておく
- 時間帯に気をつけて折り返しの電話をかける
- 担当者不在の時には連絡の付く時間を伝える
留守電があったら翌日には連絡する
転職関連の留守電があったら、連絡を受けた翌日には折り返しの電話をかけます。
一般に、メールや電話に対しては24時間以内に対応するのがマナーとされています。
転職では、メールや電話でのやり取りも評価されていることがあるため、連絡が遅いのは好ましくありません。
「忙しくて連絡する時間がない」「翌日が休業日だった」など、特別な事情があるケースを除き翌日には連絡しましょう。
電話の内容を確認して準備しておく
折り返しの電話をかける前には、留守電の内容を確認して必要な情報をまとめておきましょう。
- 相手の部署・名前
- 要件
- 選考の候補日
以上の3点については、メモをとっておくと良いでしょう。
特に、面接や企業説明などの日程調整の連絡を受けている場合、出来るだけ多くの候補日を伝えることが大切です。
企業側がスケジュール調整をしやすいよう配慮しましょう。
時間帯に気をつけて折り返しの電話をかける
電話をかける際には、相手の忙しい時間を避けて迷惑にならないよう配慮する必要があります。
就業時間の中でも特に忙しい始業・就業時間、担当者が席を外している可能性の高い昼（12時〜13時頃）の時間帯を避けるのが好ましいです。
ただし、諸事情により他の時間帯に折り返しの電話ができない場合には就業時間内に連絡しましょう。
担当者不在の時には改めて電話、もしくは連絡の付く時間を伝える
折り返しの電話に担当者が対応できるとは限りません。
万が一、担当者が不在の場合には、対応できる時間を聞いたうえで改めて電話を入れましょう。
また「担当者側から連絡する」と伝えられた場合には、電話に出られる日時を伝言してもらうようお願いします。
何度も電話に出ないのは印象が悪いです。担当者から折り返しの電話があった際には、確実に気づける状態にしておきましょう。
留守電に折り返し電話をかける時の例文
折り返しの電話に担当者が出た場合、以下のように話します。
お電話ありがとうございます。
こちら株式会社〇〇人事部採用担当です。
お世話になっております。
先日、貴社の1次面接のご連絡をいただきました（名前）です。
〇〇様より△次面接についてのお電話をいただいたため、折り返しご連絡差し上げました。
〇〇様はいらっしゃいますか。
只今、〇〇に代わります。
少々お待ちください。
お電話代わりました、人事部採用担当者の〇〇です。
お世話になっております。
先日、1次面接のご連絡をいただきました（名前）です。
お電話を頂いておりましたが、対応できず申し訳ございませんでした。
ご提案いただきました1次面接の日程ですが、
〇月〇日午前
〇月△日13時から16時
〇月□日
のうちご都合の良い日にお願いいたします。
では、〇月〇日午前9時より本社にて1次面接を行いたいと思います。
当日用意していただくものは、△△です。
面接についての説明は以上になりますが、何か質問はありますか？
不明な部分については、全てご説明頂きましたので特にありません。
では、当日宜しくお願いします。
失礼します。
こちらこそ、宜しくお願い致します。
失礼致します。
留守電の折り返し方・マナーまとめ
このページでは、転職活動で留守電を受けた方に向けて、折り返し電話の掛け方やマナー、例文を紹介しました。
留守電に気づいたら翌日には折り返しの連絡を入れましょう。
また、電話をかける際には、留守電の内容をしっかりと確認、メモした上で時間帯に気をつけます。
転職では細かな礼儀やビジネスマナーが注目されるため、減点を受けることがないよう最大限の配慮を持って挑みましょう。
面接を受ける方は、採用担当者が見せる合格サインについて『最終面接の合格、不合格が分かるサインを紹介！転職に使える判断方法6選』をご覧ください。
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