転職活動で企業も人事の方とやりとりをするんだけど、どこまで返信を続ければ良いのか分からないんだ。
返信を送った方が丁寧だと感じるかもしれないが、やりとりを終える技術もコミニケーションの1つだ。
過不足ないメールができるよう解説しよう。
転職や就職活動で採用担当者とのやりとりをする際に「どこまで返信するべき？」と感じた方は多いでしょう。
相手の言葉に正しく受け答えをするのは大切ですが、すべてのメールに返信しているとやりとりが終わらなくなってしまいます。
正しいタイミングでメールを終えることができるようコミニケーションを学んでおきましょう。
このページでは、採用過程におけるメールの読み方、やりとりの仕方について解説しています。
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ビジネスメールはどこまで返信する？
ビジネスメールの返信は『用件の確認が終了した後のキリが良いタイミング』まで行いましょう。
例えば、面接日程調整のメールでは日程の調整が完了した段階で返信不要となります。メールの文末で「〇月〇日にお待ちしております。」と送られてくることがありますが、これに対して返信する必要はありません。
ただし、第二候補日や気になる点について聞かれた時には返信が必要となります。
メールの回数は最低限に抑える
ビジネスメールでは、いかに要点を抑えた文章を送るかが重要となるため、1つの要件に対して複数回のメールを送るのは、仕事ができない印象与えてしまうので好ましくありません。
理想的なメールの流れとしては、企業からのメールに1通で返信し、確認のメールを受けて終了となります。
やりとりが続いた際にも、1件のメールに対して1件の返信で終えることを意識しましょう。
ビジネスメールの返信マナー
返信の回数について分かったけど、ビジネスメールのマナーについても解説して欲しいな。
そうだな、重要なのは期限内に正しく返信することだ。
ビジネスメールを送る際に注意すべきポイントは以下の3つです。
- 返信の形式で送信する
- メールを受けた24時間以内に返信
- CC、BCCは変更せずに返す
返信の形式で送信する
ビジネスメールでは、企業側から受けたメールに対して返信の形（Re）で送信するのかベストです。
返信形式のメールであれば、それ以前のやりとりを確認することができます。
送信者側はあまり意識しないことですが、企業の採用担当者は日ごろから大量のメールを受信しているため、確認の手間が省ける返信形式の方が都合が良いです。
また、送信者側も件名を考えたり要件を説明し直す必要がないなど、お互いにメリットがあります。
メールを受けた24時間以内に返信
ビジネスメールは基本的にメールを受けた24時間以内に返信するのがマナーとなっています。
返信期限が設定されているメールの場合には期限内に返信し、期限の交渉を行う場合には早めに連絡して指示を仰ぎましょう。
メールが遅れた場合についてはを『転職、就活でメールの返信が遅れた時のマナー、対処法【返信例文付き】』ご覧ください。
CC、BCCは変更せずに返す
企業側からのメールが、CCやBCCで一斉送信されている場合には形式を変えずに返信するのがマナーとなっています。
CCは送信者全員に違いのメールアドレスが確認できる状態、BCCはアドレスを伏せた状態です。
これらは、応募者に関する情報を人事部や担当者内で共有するために設定されているので勝手に個人宛で返信をすると相手の手間を増やすことになります。
返信メールの書き方、例文
ビジネスメールのマナーについてはよくわかったけど、実際の書き方や例文についても解説してほしいな。
そうだな、パターン別の例文をいくつか紹介しよう。
メールを書く際の大まかな流れは以下の通りです。
- 宛先（会社名、宛名）
- 始めの挨拶
- 本題
- 締めの挨拶
- 著名
- 自分の連絡先
メールの書き方について確認したところで、状況別に使用できる返信メールの例文とポイントについて解説します。
面接の日程調整メール
株式会社〇〇
人事課 〇〇様
お世話になっております。
（名前）です。
この度は〇次面接のお誘いを頂き、誠にありがとうございます。
以下の日程でお伺いすることができます。
〇月〇日 午後〇時〜
△月△日 午前
□月□日 時間希望なし
お忙しいところお手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
（名前）
住所：
電話番号：
メール：
面接の日程調整メールでは、日付を企業側から提案されたのか応募者側から提案するのかで内容が異なります。
応募者側から希望日時を送信する場合には「私事で大変恐縮ですが」を付け加えましょう。
日程の選択や提案はできるだけ多くすることが望ましいです。
内定通知に対する返信メール
株式会社〇〇
人事課 〇〇様
お世話になっております。
先日、貴社の〇次面接に参加いたしました（名前）です。
この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
貴社の一員として働けることに喜びを感じ、前向きに検討したいと考えております。
お約束の日までに正式にご連絡させて頂きます。
今後とも宜しくお願い致します。
（名前）
住所：
電話番号：
メール：
内定通知を受けた際には、連絡に対する感謝を伝えます。
内定のメールに対して即答する必要は無いため、期限内に返信するよう伝えましょう。
会社からの返信メールが来ないときには
過去に採用担当者からメールが来ないことがあったんだ。
返信遅いときには問い合わせをしても良いのかな？
そうだな、遅れが生じている場合には確認のメールを送ると良いだろう。
企業側から送られてくるはずのメールが届かない場合には、担当者のチェック漏れやシステムエラーなど様々な要因が考えられます。
就職や転職など重要な場面でメールが届いてないとライフプランにも影響します。
返信メール送信から数日が経過しても返信がない場合には、電話やメールで問い合わせを行いましょう。
メールで問い合わせをする方については『転職で選考結果が遅い時の問い合わせ方法とは？例文や書き方をご紹介』をご覧ください。
メールでの問い合わせに対して返信がない場合には、正常に送信されていない可能性が考えられるため電話で問い合わせを行います。
転職、就活での返信メールまとめ
このページでは、転職や就職活動でメールでのやりとりをする際にどこまで返信するべきなのかといった素朴な疑問からメールの書き方や送信マナーなど重要なポイントについて解説しました。
ビジネスメールでの印象や礼儀は細かくチェックされ評価に含まれていることがあります。
仕事ができない印象を与えることがないよう、過不足のない完成したメールを送るよう心がけましょう。
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