履歴書と職務経歴書を企業に送るんだけど、封筒ってどうやって書けば良いんだっけ？
難しいことはないぞ。
宛先ごとに書き方を少し変えるだけでいいんだ。今回は転職時に再確認したいt封筒の書き方を紹介するぞ。
転職活動を行うと、履歴書や職務経歴書などの選考書類を郵送することがあります。
封筒の書き方ひとつをとっても、いくつかのマナーがあります。採用御担当者から減点を受けたりマイナスイメージを抱かれないためにも正しい書き方を覚えておきましょう。
このページでは、選考書類を送る際の封筒の書き方を紹介します。
- 使用する封筒について
- 封筒の書き方
- 書類の入れ方
- 選考書類の郵送方法
- 郵送時のメールと例文
履歴書・職務経歴書の書き方はこちら
転職で使用する封筒について
始めに、使用する封筒について確認します。
履歴書や職務経歴書などの選考書類は、以下の封筒に入れて送ります。
- 汚れたり折れたりしていない。
- サイズは『角形A4号』か『角形2号』を用いる。
- 赤色で『履歴書在中』もしくは『応募書類在中』と記載されている。
サイズに注意しながら転職用の封筒を購入すれば問題ありません。
市販の封筒には、履歴書を3～4つ折りにして入れる小さなサイズもありますが、これはアルバイトやパートに応募する際に用いられるものです。
履歴書は極力折り目を付けずに送るのが好ましいです。見開きの用紙を使用するのであれば、2つに閉じて送れる『角形A4号』か『角形2号』を選びましょう。
また、転職用の封筒を購入せずに通常の封筒を使用する場合には、封筒の表側左下に赤色で『履歴書在中』もしくは『応募書類在中』と書いて赤枠で囲みます。この様に記載しておくことで受け取った相手に内容が分かるようにします。
どんな封筒を使うかも大切なんだね。知らずに沢山折り目の付いた履歴書を送ろところだったよ。
100円ショップや文房具店には、『履歴書在中』のスタンプが売られているからそれを使っても良いな。
封筒の書き方
封筒の書き方も確認したいな。
転職だと何か変わるの？
いや、転職でも新卒でも封筒の書き方は同じだ。
次は、封筒の書き方を画像付きで解説します。
封筒の書き方は、個人に宛てて書く場合と、部署に宛てて書く場合で異なります。
封筒の書き方『個人宛』
- 個人に宛てて送る際には、『採用担当』ではなく『採用御担当』と書きます。
- 宛名の下に『様』と記載します。
封筒の書き方『部署宛』
- 宛名の下に『御中』と記載します。
共通する書き方
宛先が個人であっても部署であっても以下のポイントを確認して送るようにしましょう。
- 住所や会社名、部署名は省略せずに書きます。
- 数字の書き方は封筒全体で統一します。
- 会社名より下に部署名を書きます。
- 部署名が中心になるよう左右を調整します。
- 封を閉めたら封字『〆』を書きます。
- 裏側には自分の住所と名前を書きます。
封筒の書き方で気を付けるのは、『様』なのか『御中』なのかくらいだね。
封筒はバランスを意識して書くと良いな。
応募書類の入れ方、送り方
封筒が出来上がったよ！
後は書類を入れて送れば転職完了だね。
転職完了までは遠いが、第一ステップは完了だな。
だが、送る際にも気を付けるポイントはあるから覚えておけ。
ここからは、選考書類を封筒に入れる際の注意点、送り方のポイントを紹介します。
- 文字は丁寧に書き、念入りに確認する
- 履歴書のコピーをとる
- 添え状を書いて同封する
- 履歴書は文字が外側に来るように折る
- 書類はファイルに入れて封筒に入れる
- のりを角までしっかり付ける
- 急ぎの時には速達で送る
文字は丁寧に書き、念入りに確認する
選考書類の大前提として、文字は丁寧に書くよう心がけましょう。
応募者が送った封筒を最終的に受け取るのは採用関係者になるため、乱筆が印象に残ると採用に不利になることがあります。
また、封筒に誤字があったり汚れていると「確認を怠っている」「常識がない」と見なされてしまいます。会社名にミスがあれば、書類選考で落ちる可能性も格段に高まります。
封筒の文字を手書きする場合には、一文字一文字を丁寧に書き、誤字脱字がないかしっかりチェックしましょう。
履歴書のコピーをとる
応募書類を封筒に入れる前に行っておきたいのが、履歴書のコピーです。
コピーをとって自分の書いた文章を残しておくことで、面接時のアピールポイントがぶれるのを防ぐことができます。また、面接官から質問されるポイントも検討しやすくなるメリットがあります。
特に、同時に複数の会社の選考に進んでいる人は、情報が混同しやすいのでコピーしたものを参考に志望動機を再確認すると良いでしょう。
添え状を書いて同封する
添え状は、必ずしも必要となるわけではありませんが、書類を送る際に同封することで相手に「仕事ができる」という良い印象を与えることができます。
選考に関して「どうぞ、よろしくお願いします」との内容を書いても良いですし、履歴書や職務経歴書などの書類について種類と部数を書く内容でも問題ありません。
いずれの場合でも、始めに簡単な挨拶を記載するように心がけましょう。
履歴書は文字が外側に来るように折る
見開きになった履歴書を半分に折る際には、文字や写真のある側を外に向けて、裏面の白紙が内側になるようにします。
これには、面接官が封筒から書類を出してすぐに情報を確認できる他に、文字や印鑑で書類が汚れるのを防ぐ意味があります。
文字が内側になった状態で送っても選考には直接影響しないことがほとんどですが、一般常識の範囲なので覚えておきましょう。
書類はファイルに入れて封筒に入れる
選考書類は、水濡れたり汚れたりするのを防ぐためにファイルに挟んでから封筒に入れるのがマナーとなります。
ファイルの右側が開くようにして『添え状→履歴書→職務経歴書→その他応募書類』の順に入れます。テストやワークシートに厚みがあれば選考書類と分けて2つのファイルに入れても良いです。
手持ちのファイルを使う際には、会社名などが記載されていない透明な物を選ぶようにしましょう。
のりを角までしっかり付ける
封筒の口は、端までしっかりとのりを付けて剥がれないようにします。
のりの付き方にムラがあったり、付いていない部分があると汚く見えてしまうので、のりしろに均等かつ満遍なく塗るようにしましょう。
スティックのりのような剝がれにくい物がおすすめですが、うまく付けられる自信のない方はテープのりを使用しましょう。
急ぎの時には速達で送る
郵送する書類は、期限ぎりぎりに到着しないよう必要に応じて速達を利用しましょう。
選考書類が期限間際に到着すると「仕事も先延ばしにするのか？」「志望度が低いのではないか？」と低く評価されるかもしれません。
期限当日についても処理はされますが、可能な限り前日か2日前には着くように書類を準備しましょう。
郵送時に連絡メールを送ると良い！
選考書類の封筒も送ったから、後は結果のメールを待つだけだね。でも、書類が無事に届いたか不安だな～。
連絡先が分かっているなら郵送時にメールを送れば良い。
企業の採用担当者とメールで連絡を取ることができる場合には、書類を郵送した際にメールを送っておくと様々なメリットがあります。
例えば、何らかの郵便トラブルで選考書類が届かなかった場合にも郵送した旨のメールを送っていれば、相手側もトラブルを認めて届いていない旨の連絡をくれたり、再提出期間を設けてくれることがあります。
これがメールを送っていない場合では、企業側がトラブルなのか提出期限に間に合わなかっただけなのか確認できません。選考に進む意思がないと見なされたり、そもそも選考のメンバーにすら入れない可能性もあります。
また、会社によっては応募書類を受けった際に確認のメールを送ってくれることがあります。
郵送した封筒が無事に届いているか不安な方は、発送時にメールを送っておきましょう。
自己紹介を兼ねたメール【例文】
まずは、選考書類を送る会社に初めてメール送る方、企業の採用担当者と顔見知りになっていない方向けの例文です。
【件名】
選考書類のご連絡（名前）
【本文】
株式会社○○ 採用担当御中
はじめまして。
△△会社で○○職をしております、（名前）と申します。
貴社の求人情報を拝見し、○○職でこれまでの～～な経験を活かせると思い、ご連絡を差し上げました。
本日、貴社ホームページ採用情報に記載されている選考書類を郵送いたしました。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご査収ください。
（名前）
携帯番号：
メール：
- 『はじめまして。』から書き始め、自分について簡単な紹介を入れます。
- 応募した理由を簡単に書きます。
- 複数職を募集している時には、希望の職を書いておきます。
自己紹介なしのメール【例文】
次に、企業説明会に参加して採用担当者と顔見知りになっている方、既に選考に進んでいる方向けの例文になります。
【件名】
選考書類のご連絡（名前）
【本文】
株式会社○○ 採用御担当 ○○様
お世話になっております。（名前）です。
先日は、貴社の会社説明会にお招きいただき、誠にありがとうございました。
是非とも貴社の選考に進ませていただきたいと思い、選考書類を郵送いたしました。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご査収ください。
（名前）
携帯番号：
メール：
- 『お世話になっております。』から書き始めます。
- お世話になったエピソードがあればお礼を書き加えます。
連絡先の欄に記載するメールは、会社のアドレスではなくプライベートのものを使おう。
電話は日中に繋がりやすいものを選ぶんだ。
セキュリティや就業規則上の決まりだね。
封筒の書き方まとめ
封筒の書き方が分かったよ！
必要書類も送ったし、これで転職の第一ステップはクリアかな～。
そうだな、結果が楽しみだ。
このページでは、転職時に覚えておきたい封筒の書き方や書類の入れ方について紹介しました。
このページの情報をまとめると以下の様になります。
- 汚れたり折れたりしていない。
- サイズは『角形A4号』か『角形2号』を用いる。
- 赤色で『履歴書在中』もしくは『応募書類在中』と記載されている。
- 文字は丁寧に書き、念入りに確認する
- 履歴書のコピーをとる
- 添え状を書いて同封する
- 履歴書は文字が外側に来るように折る
- 書類はファイルに入れて封筒に入れる
- のりを角までしっかり付ける
- 急ぎの時には速達で送る
・個人宛では、宛名の下に『様』と記載します。
・部署宛では、宛名の下に『御中』と記載します。
・住所や会社名、部署名は省略せずに書きます。
・数字の書き方は封筒全体で統一します。
・会社名より下に部署名を書きます。
・部署名が中心になるよう左右を調整します。
・封を閉めたら封字『〆』を書きます。
・裏側には自分の住所と名前を書きます。
封筒は、選考書類を送るためのものですが、細かな所をチェックしている採用担当者はしっかり見ていることがあります。
「無事に届けば良い」と考えるのではなく、「封筒の書き方ひとつでも転職に影響する」と考えて丁寧に書くようにしましょう。
転職が不安な方は就活支援サービスを利用しましょう。
コメント