転職希望の会社からメールが届いていたんだけど、忙しくて気が付かなかったんだ。
返信メールが遅れてしまった時の対処法を教えてくれないかな？
メールの返信が遅れるのは珍しい事ではない。
特に在職中に転職活動を行ったり複数の転職サイトを利用してる人はメールの管理に時間を割けないため、こういったミスをしやすいな。
転職活動、就活では「企業からの面接日程メールに気が付かなかった。」「忙しくて返信を忘れていた。」といった失敗が珍しくありません。
返信メールが遅れてしまうと転職先企業に迷惑をかけることになるため、採用に影響しないか不安を感じる方もいることでしょう。
この記事では、転職や就活でメールが遅れてしまった時の対処法、返信メールの送り方を紹介しています。
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ビジネスメールの返信期間とは？
一般にビジネスメールへの返信期間は『メールを受信してから24時間』とされ、これを過ぎると遅れたことになってしまいます。
転職や就活といった個人と企業間のやり取りでは、24時間を過ぎて返信するケースも珍しくありません。ただし、翌日の営業終了時間までにメールを送るのが理想とされています。
また、予め遅れが生じることを認識している場合には、返信が遅れる旨の連絡を入れましょう。
メールの返信が遅れた時の対処法
ビジネスメールの返信期限は24時間とかなり短いんだね。
メールの内容にもよるが、重要なやり取りは早く返信すべきだ。
ここからはメールが遅れた時の対処法を紹介しよう。
転職や就活の返信メールが遅れた場合には、お詫びのメールを送ります。
ここからは状況別のメールの送り方と例文を紹介します。
- 日程調整や意思表示ができる場合
- 期限は過ぎていないがすぐに回答できない場合
- 返信期限を過ぎた、大きな遅れが生じた場合
日程調整や意思表示ができる場合
メールの返信が数日遅れてしまったものの、日程調整や意思表示が可能な場合には、できるだけ早くメールを送りましょう。
記載する内容としては
- 遅れたことに対するお詫び（遅れた理由は不要）
- 面接などの希望日程、意思表示
の2つが重要となります。
返信期限に間に合っている場合には採用担当者の心象を損ねることも少ないので、送り忘れに気づいたらすぐに対応しましょう。
メールには返信が遅れた理由を書く必要はありません。人事担当者も個人的な部分には関心がないため不必要な情報となります。
日程調整や意思表示ができる場合の返信メール【例文】
株式会社○○
採用御担当 ○○ 様
お世話になっております。
先日貴社の△次面接に参加させていただきました（名前）です。
返信が遅くなり大変申し訳ございません。
面接の日程ですが、以下の日程のいずれかで調整頂けると幸いです。
○月 ○日 ○時～
○月 ○日 午前中
お忙しいとは存じますが何卒よろしくお願い申し上げます。
著名
住所：
Mail：
Tel：
期限は過ぎていないがすぐに回答できない場合
返信期限には過ぎていないもののすぐには返信できない場合、返信期限を過ぎてしまいそうな場合には、遅れる旨の連絡を入れて会社からの承諾を得ましょう。
記載する内容としては
- 遅れたことに対するお詫び（遅れた理由は不要）
- 回答が遅れること
- いつまでに返信できるのか（期限を過ぎると断られる可能性あり）
の3つが重要となります。
日程調整によって返信期限を過ぎてしまう場合、必ずしも対応してもらえる訳ではありません。断られた際には選考を辞退するかスケジュール調整を行いましょう。
期限は過ぎていないがすぐに回答できない場合の返信メール【例文】
株式会社○○
採用御担当 ○○ 様
お世話になっております。
貴社のキャリア採用に参加しております（名前）です。
返信が遅れてしまい、大変申し訳ございません。
面接日程ですが、スケジュールの兼ね合いで日程が確保できておりません。
つきましては○月○日までお時間を頂くことは可能でしょうか。
私事で大変恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願い致します。
著名
住所：
Mail：
Tel：
返信期限を過ぎた、大きな遅れが生じた場合
企業から提案された返信期限を過ぎてしまった場合、返信が非常に遅くなった場合には、日程調整をお願いするか選考を辞退しましょう。
記載する内容としては
- 遅れたことに対するお詫び（遅れた理由は不要）
- 再度日程調整をお願いできるか（選考を続ける場合）
- 選考辞退の意思表示（辞退する場合）
が重要となります。
応募者側に選考を続ける意思があったとしても採用担当者の心象を損ねて不利になったり、対応してもらえない事もあります。
選考を辞退する場合のメール例文、送信マナーは『【例文あり】選考辞退のメール・電話の仕方｜転職に必須な一般常識を確認』をご覧ください。
返信期限を過ぎた、大きな遅れが生じた場合の返信メール【例文】
株式会社○○
採用御担当 ○○ 様
お世話になっております。
貴社のキャリア採用に参加しております（名前）です。
返信が遅れてしまい、大変申し訳ございません。
私事で大変恐縮ではございますが、再度日程調整を行っていただくことは可能でしょうか。
ご検討のほどよろしくお願い致します。
著名
住所：
Mail：
Tel：
返信が遅れても謝罪メールを送るべき
返信の書き方についてはよく分かったよ。
例文を参考にメールを送ってみるよ。
そうだな、どんなに遅れても返信はするべきだ。
ここからは返信が遅れた時に覚えておくべきポイントについて解説しよう。
転職関連のメールに気が付かないと「もう採用は難しいから無視してしまおう」「返信しなくてもいいかな」と考えてしまう方もいますが、どんなに遅れていても返信はするべきです。
特に面接の日程調整や内定承諾のようなメールには返信が必要です。
社会人として返信するのはもちろん、多少期限が過ぎていても次回の選考案内を受けられるなど対応してもらえる可能性があるので諦めるのは勿体ないです。
採用の可能性がなかったとしてもお詫びのメールを送るのがマナーと覚えておきましょう。
転職、就活メールの返信が遅れた時の対処法まとめ
このページでは転職、就活でメールの返信が遅れた時の対処法やケース別の返信例文を紹介しました。
返信のタイミングによっては採用に不都合が生じたり採用過程に戻れない可能性があります。しかし、謝罪の気持ちを伝えることで日程調整をして貰えたり次回選考の案内を受けられる可能性があります。
参考例文を公開しているので、返信の文章を考えてみてください。
また、転職中は企業からのメールに気づけるよう定期的にメールをチェックしましょう。
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