面接当日に体調不良でキャンセルしたくなったんだ。
当日の連絡方法について教えてくれないかな？
やむを得ず面接をキャンセルする事はあるな。
しっかり対応すれば、採用担当者の心象を損ねずに済むぞ。
転職や就活では、急なトラブルにより面接をキャンセルすることになるかもしれません。
体調不良や交通機関の遅れ、事故など、やむを得ない理由で当日にキャンセルする場合には、どのように対処すれば良いのでしょうか。
このページでは、面接を当日にキャンセルする転職者に向けて、正しい連絡方法について解説しています。
面接当日にキャンセルできるの？
体調不良や交通機関の凍結、交通事故など、やむを得ない理由があれば面接当日にキャンセルすることができます。
まずは、採用担当者に『面接に参加できない旨』と『具体的な理由』を伝えて日程調整が可能か問い合わせます。
日程調整が可能ということであれば、メールや電話で代替日を決めましょう。
緊急性が高く、やむを得ない事情とは以下のような場合です。
- 体調不良
- 交通機関の遅れ、凍結
- 事故、怪我
- 家庭の事情
- 急な仕事
キャンセルの理由を伝えなかったり、スケジュール変更が可能な用事で面接をキャンセルするのは避けましょう。
面接を当日キャンセルするときのマナー
やむを得ない理由がある場合には面接当日にキャンセルしても良いんだね。
そうだな、都合が悪くなった理由をしっかりと伝えて納得してもらえれば、採用担当者の心証を損ねずに済むぞ。
ここからは、面接当日のキャンセルで覚えておくべき3つのポイントを紹介します。
- 面接当日のキャンセルは電話で伝える
- キャンセルの電話は早めに入れる
- 担当者不在の時は伝言を残す
面接当日のキャンセルは電話で伝える
面接当日にキャンセルが必要になった場合には、電話で連絡するのがマナーとなっています。
電話には、緊急性の高い連絡をすぐに伝えられる、担当者が不在の場合でも伝言を頼むことができるなどのメリットがあります。
「急な要件をメールで伝えるのは非常識」と、面接前に減点を受ける可能性もあります。
キャンセルの電話は早めに入れる
面接当日のキャンセル連絡は、参加できないことが分かり次第早めに入れましょう。
採用担当者は面接に備えて準備をしているため、開始直前にキャンセルがあると多くの時間を無駄にすることになります。
当日にやむを得ない事情が発生した場合には、そのタイミングで連絡を入れます。
一方、前日夜から体調がすぐれない場合には、会社の始業時間に電話できるよう健康観察を行っておくと良いでしょう。
担当者不在の時は伝言を残す
キャンセルの電話を入れた際に担当者が不在であれば、他の社員に伝言を頼みます。
担当者に要件が伝わるのはもちろんのこと、電話を受けた社員が人事に取り合ってくれる事もあります。
緊急時にしっかりと報告した事実を残せる点でも採用担当者の心証を損ねずに済みます。
面接当日のキャンセル【電話例文】
当日のキャンセルは電話で伝えるのが大切なんだね。
ちなみに、電話ではなんて話せば良いのかな？
それなら電話での例文を紹介しよう。
面接当日にキャンセルの電話を入れる場合、以下の流れで用件を伝えます。
- 挨拶
- 自己紹介
- 面接キャンセルの理由とお願い
- 日程調整（選考辞退）のお願い
具体的な電話例文は以下の通りです。
日程調整をお願いする場合の電話例文
お世話になっております。
本日、〇〇時に面接をお願いしております（名前）です。
（キャンセル理由）により、本日の面接に伺う事が難しくなってしまいました。
私事で大変申し訳ございませんが、面接日程を調整していただく事は可能でしょうか。
選考を辞退する場合の電話例文
お忙しいところ恐れ入ります。
本日の面接をお願いしておりました（名前）です。
当日に申し訳ございませんが、（キャンセル理由）により、本日は面接にお伺いする事が難しくなってしまいました。
つきましては、貴社の選考を辞退させていただきたく存じます。
お時間を頂いたにもかかわらず、大変申し訳ございません。
面接の日程調整をしてもらったらお礼のメールを送る
日程調整に応じてもらえたらお礼と面接日時の相談をしないとね。
お礼の連絡も電話でした方が良いのかな？
お礼や日程調整はメールで送っても良いぞ。
面接の日程調整に応じてもらえるようであれば、メールで謝罪と日程調整を行います。
会社側から候補日を提案された場合には、参加できる日時を複数選びます。一方、応募者側から日程を提案する場合には、可能な限り多くの日程を挙げます。
【件名】
面接の日程変更のご相談（名前）
【本文】
株式会社○○
人事部 ○○様
お世話になっております。
○月○日に貴社の面接に参加予定でした（名前）です。
先日は、お時間を頂いたにも関わらず、大変申し訳ございませんでした。
また、日程変更のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提案いただきました、候補日のうち以下の日時に参加することができます。
○月△日（月） ○時～
○月△日（火） ○時～○時
○月△日（水） 午前
○月△日（木） 時間指定はありません
何卒ご検討頂けますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
（名前）
住所：
電話番号：
メール：
面接の当日キャンセルまとめ
このページでは、転職の面接をやむを得ないから当日にキャンセルすることになった方に向けて、キャンセルの方法やマナー、電話での例文を紹介しました。
家庭の事情や交通機関のトラブル、急な仕事など、やむを得ない事情で当日にキャンセルする場合、できるだけ早く電話で連絡を入れましょう。
正しい対処を迅速に行うことができれば、選考での減点を受けたり人事担当者の心証を悪くするのを避けることができます。
電話のマナーや例文を確認しておきましょう。
面接の日程調整については『面接の日程調整メールの書き方・返信マナー｜転職で大切な5つのポイント』をご覧ください。
コメント